9.2.6 Merekod Transaksi Berulang

9.2.6 Merekod Transaksi Berulang

("transaksi Berulang" = "Recurring Transaction")

Biasanya terdapat transaksi yang berulang setiap bulan seperti sewa bulanan.

Untuk merekod transaksi berulang, kita boleh menggunakan menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga seperti biasa atau menu Periodic | Maintain Recurring Urusniaga | Edit Recurring Transactions. Dalam bab ini kita menggunakan menu Periodic | Maintain Recurring Urusniaga | Edit Recurring Transactions.

Selepas klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Edit Recurring Transactions (Pinda Transaksi Berulang) seperti berikut :

Gambar 196

Jika data belum pernah direkodkan, dialog ini kosong seperti diatas. Berikut ialah contoh dimana data pernah direkodkan :

Gambar 197

(Perhatikan nombor pada ruang Bth dan ruang Trn yang berlainan walaupun dalam satu catitan bergu yang sama).

Untuk merekod transaksi berulang, klik butang Add. Selepas klik butang Add, kita boleh mengisi butiran transaksi berulang diruang dibahagian bawah dialog :

Gambar 198

Berikut sedikit keterangan untuk membantu anda mengisi ruang-ruang diatas :

Bth = Batch. Merujuk kepada nombor kumpulan transaksi dalam dialog ini. Sistem akan mengisi secara automatik. Ia tidak ada kena mengena dengan nombor kumpulan transaksi dalam menu Urusniaga | Organise Batches.

Trn no = Transaction Number (Nombor Transaksi). Merujuk kepada nombor transaksi dalam dialog ini. Sistem akan mengisi secara automatik. Ia tidak ada kena mengena dengan nombor transaksi dalam menu Transactions File Maintenance.

A/C No = Accounts Number (Nombor Akaun). Isi ruang ini dengan kod akaun. Dwi-klik pada ruang ini tidak akan memaparkan senarai akaun seperti yang berlaku dalam dialog Transactions File Maintenance.

Ref. No. = Reference Number (Nombor Rujukan).

Desp. = Description (Deskripsi).

Klik butang Save selepas mengisi butiran.

Jika butiran serupa pernah direkod, makluman berikut akan dipaparkan selepas klik butang Save :

Gambar 199

("Code already exist" = "Kod sudah ada").

Data tidak akan dimasukkan kedalam Lejar secara automatik. Ia disimpan dalam fail lain (tidak pasti apakah nama fail berkenaan. Sistem akan mengenalpasti secara automatik). Kita perlu mengimpotnya supaya masuk ke Lejar menggunakan menu Periodic | Maintain Recurring Urusniaga | Import Recurring Transactions.

Satu transaksi berulang hanya perlu direkodkan sekali sahaja, tetapi kita perlu mengimpot ke Lejar setiap bulan. Sistem tidak mengimpot secara automatik.

Semasa kita cuba mengimpot, jika fail belum mengandungi data, makluman berikut akan timbul :

Gambar 200

("No record to import" = "tiada data untuk di impot").

Untuk memadam satu transaksi berulang dari rekod, klik pada baris yang berkenaan dalam dialog Edit Recurring Transactions, kemudian klik butang Delete. Selepas klik butang ini, dialog pengesahan akan timbul :

Gambar 201

Klik Yes (Ya).

Yang akan terpadam ialah butiran dalam baris yang di klik tadi, bukan data yang terpapar dibahagian bawah.

Untuk membuat pindaan pada butiran sesatu baris, klik pada baris berkenaan, kemudian klik butang Edit. Butiran akan dipaparkan diruang-ruang dibahagian bawah. Buat pindaan diruang bahagian bawah ini.

Gambar 202

Jangan lupa klik butang Save selepas membuat pindaan.

Untuk mengimpot data masuk ke Lejar, gunakan menu Periodic | Maintain Recurring | Import Recurring Transactions dimana kita akan temui dialog bertajuk Import Into Daccount (Impot ke Fail Daccount) :

Gambar 203

Disini kita boleh menetapkan kita hendak mengimpot ke bulan berapa, menetapkan tarikh transaksi dan sebagainya. Selepas itu klik OK.

Selepas klik OK kita akan menerima dialog meminta kepastian :

Gambar 204

Klik Yes. Ini akan diikuti dengan dialog memaklumkan operasi telah siap :

Gambar 205

("Import successfully done" = "Impot telah dilakukan dengan jayanya").

Periksa melalui menu Urusniaga | Print Batch Summary yang menghasilkan dialog Print Batch Summary untuk mempastikan transaksi telah diimpot ke destinasinya :

Gambar 206

Ataupun periksa didialog Transactions File Maintenance melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga.

Jika anda merasa lebih mudah merekod transaksi berulang melalui Transactions File Maintenance, anda boleh gunakannya tanpa menggunakan dialog Edit Recurring Transactions dan mengimpotnya ke Lejar. Dialog Edit Recurring Transactions sesuai jika anda mempunyai banyak transaksi yang berulang. Terpulang pada anda untuk menentukan berapakah 'banyak' itu.