9.2. Merekod Transaksi Semasa

9.2. Merekod Transaksi Semasa

Untuk merekodkan transaksi semasa (bukan baki awal) seperti jualan, belian, bayaran, terimaan wang dan sebagainya, kita gunakan menu transactions | Managing Transactions. Bila kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Transactions File Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) seperti berikut :

Gambar 168

Untuk mula merekod transaksi, klik butang Add (Tambah). Isi ruang-ruang mengikut turutan berikut :

Ruang Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi)

Jangan pedulikan dahulu ruang ini. Ia akan terisi sendiri setelah kita mengisi ruang Batch No (Nombor Transaksi) iaitu ruang berikutnya.

Ruang Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi)

Isi ruang ini dengan klik pada kepala panah dikanan ruang ini. Anda akan menerima senarai Batch (Kumpulan Transaksi) yang telah anda bina dahulu melalui menu Transactions | Organise Batches. (Sila lihat bab 6 Merancang Kumpulan Transaksi). Pilih Kumpulan yang sesuai. Pilihan anda akan masuk kedalam ruang Batch No dan nama Kumpulan akan masuk ke ruang Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi). Sila semak ruang Batch No dan Batch Title yang telah terisi.

(Dari sini anda tahu bahawa anda perlu membina dahulu Kumpulan Transaksi sebelum anda merekod apa-apa transaksi).

Untuk masuk ke ruang seterusnya, guna kekunci Tab atau Enter di kibod.

Ruang Trans. No (Nombor Transaksi)

Ruang ini akan diisi secara automatik dengan siri nombor.

Ruang Period (Tempoh)

Klik pada kepala panah dikanan ruang itu. Kita akan menerima senarai Period seperti berikut :

Gambar 169

Senarai ini dibina secara automatik oleh Sistem bila kita mengisi ruang Last Accounting Year Closing Date melalui menu System | Run Setup | General Setting | Page 1. Pilih (klik) bulan yang sesuai. Pilihan kita akan masuk ke ruang Period ini.

Ruang Date (tarikh)

Isi ruang ini mengikut format hb/bb/tahun. Contohnya 30/01/2004 bagi 30 Januari 2004. Jika anda salah mengisi tarikh (contohnya dengan tarikh 31/02/2004), palang tetikus tidak akan dapat keluar dari ruang ini, atau anda akan menerima dialog seperti berikut :

Gambar 170

("Date may be incorrect" = "Tarikh mungkin tersilap")

Jika kita mengisi data yang bertarikh diluar tempoh Perakaunan, kita juga akan menerima dialog ini.

Ruang A/C No (Nombor Akaun)

Isi ruang ini dengan menulis kod akaun yang hendak kita debitkan. Atau, kita boleh dwi-klik pada ruang itu untuk kita menerima senarai akaun dalam dialog bertajuk Penyenaraian Akaun (Senarai Akaun) seperti berikut:

Gambar 171

(Senarai ini kita bina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am (Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun)).

Pilih (Klik) pada akaun yang sesuai, kemudian klik OK. Pilihan kita akan masuk ke ruang A/C No. ini. Selepas kita beralih ke ruang lain, nama akaun akan muncul diatas ruang Desp (Deskripsi) untuk rujukan :

Gambar 172

Ruang Ref. No (Nombor Rujukan)

Isi ruang ini dengan nombor rujukan transaksi. Kita diberi 2 ruang untuk mengisi nombor rujukan.

Contohnya, jika kita mengisi transaksi jualan, kita mungkin mengisi nombor rujukan pertama sebagai nombor inbois jualan dan mengisi ruang nombor rujukan dibawahnya dengan nombor Nota Hantaran.

Kedua-dua ruang ini tidak semestinya diisi, bagaimanapun mengisinya akan membantu kita kemudian mencari dokumen yang berkaitan dengan transaksi yang kita rekodkan.

Ruang Desp (Deskripsi)

Isi dengan apa-apa catatan yang anda mahu atau kita terima sahaja apa yang Sistem telah beri dalam ruang itu. Ada 2 baris yang diberi kepada kita untuk mencatitkan deskripsi transaksi.

Kedua-dua ruang ini tidak semestinya diisi, bagaimanapun mengisinya akan membantu kita kemudian memahami transaksi yang kita rekodkan.

Ruang Debit

Isi ruang ini dengan amaun bagi akaun yang hendak didebitkan.

Jika kita dwi-klik pada ruang ini, satu kalkulator akan muncul :

Gambar 173

Kita boleh klik pada angka-angka pada kalkulator itu untuk mengisi ruang berkenaan, kemudian setelah selesai klik OK untuk menghilangkan kalkulator itu.

Ruang Bill Type (Jenis Bill)

Ruang ini hanya akan muncul jika kita memilih mana-mana kod akaun Trade Debtors (Penghutang Perniagaan) atau Trade Creditors (Pemiutang Perniagaan) bagi ruang A/C No.

Jika kita halakan tetikus pada ruang Bill Type, satu tip akan muncul seperti berikut :

Gambar 174

Dari tip itu dapat kita ketahui bahawa ruang itu boleh diisi dengan salah satu dari huruf-huruf berikut :

I - bagi Invoice (Inbois)

D - bagi Debit Note (Nota Debit)

C - bagi Credit Note (Nota Kredit)

P - bagi Payment(Bayaran)

R - bagi Returned Cheque (Cek dipulangkan)

H - bagi Cash Sale (Jualan Tunai).

Jika kita mengisi dengan huruf P, ruang tambahan akan muncul :

Gambar 175

Ruang tambahan itu ialah Payment For (Bayaran untuk) dan Cheque No (Nombor Cek). Ruang tambahan tidak akan muncul jika kita mengisi dengan huruf-huruf lain.

Ruang Bill Age

Ruang ini berkait rapat dengan ruang Bill Type.

Jika anda mengisi ruang Bill Type dengan huruf I, D atau C, ruang Bill Age akan diisi secara automatik dengan angka 0 (kosong). Ini kerana Sistem menganggap semua Inbois atau Nota Debit atau Nota Kredit dicatit dalam tempoh semasa. Jika anda mencatit Inbois atau Nota Debit atau Nota Credit yang telah berusia lebih dari tempoh semasa, catitkan umur (dalam bulan) dokumen itu dalam ruang ini.

Jika anda mengisi ruang Bill Type dengan huruf P atau R, ruang Bill Age akan diisi secara automatik dengan angka 11 (sebelas).

Ruang Auto

Ruang ini hanya timbul setelah kita mengisi ruang Batch No dan menekan kekunci Enter dikibod.

Gambar 176

Jika kita klik pada ruang Auto, dan jika pada masa itu kotak ini tidak bertanda, kita akan memperoleh dialog seperti berikut :

Gambar 177

Dialog ini berguna supaya Sistem menghasilkan siri nombor bagi Inbois, Resit dan Baucer secara automatik setiap kali kita merekod transaksi baru yang berkaitan dengan inbois, resit atau baucer.

Kita boleh menetapkan format pernomboran dalam kotak dibawah ruang Ref. No. 1 dan Ref. No. 2. (Ingat bahawa terdapat 2 kotak dibawah ruang Ref. No dalam dialog Transactions File Maintenance, sebab itulah ada 2 ruang yang boleh diisi). Setelah kita menetapkan format pernomboran, klik butang Apply supaya Sistem melaksanakan ciri pernomboran itu.

Apabila kita merekod transaksi baru yang melibatkan inbois, resit atau baucer, Sistem dengan sendirinya akan mengisi ruang Ref No dalam dialog Transactions File Maintenance. Jika kita menanda kotak Standard Auto Running, Sistem akan memberi nombor baru yang berikutnya mengikut siri. Jika kita tidak menanda kotak ini, Sistem akan memberi nombor yang terakhir digunakan sebelumnya.

Kita boleh menambah pernomboran kepada dokumen selain dari Inbois, resit atau baucer dengan klik pada butang Add(Tambah).

Untuk membuang pernomboran dokumen tertentu, klik pada butang Delete (Padam).

Jika kotak Auto pada dialog Transactions File Maintenance bertanda, ini bermakna sistem pernomboran sedang berjalan. Jika kita klik pada kotak itu semasa kotak itu bertanda, tanda itu akan hilang dan bermakna kita tidak mahu melaksanakan sistem pernomboran secara automatik.

Butang Save (Simpan)

Selepas habis mengisi ruang-ruang yang perlu, klik butang Save untuk menyimpan data dalam komputer. Ini mencatitkan butiran debit bagi transaksi tersebut. Ruang-ruang A/C No, Ref No, Desp, Debit dan Kredit akan dikosongkan.

Merekod butiran Kredit

Selepas kita mencatitkan butiran debit seperti ditunjukkan diatas, kita perlu pula mencatitkan butiran kredit. Ikuti langkah berikut :

1. Biarkan isi ruang Batch Titleseperti seadanya.

2. Biarkan isi ruang Batch No seperti seadanya.

3. Biarkan isi ruang Period seperti seadanya.

4. Biarkan isi ruang Date seperti seadanya.

5. Isikan ruang A/C No dengan kod akaun yang hendak kita kreditkan.

6. Isikan ruang Ref. No seperti dahulu.

7. Isi ruang Desp seperti dahulu.

8. Biarkan ruang Debit dengan amaun kosong.

9. Isi ruang Kredit dengan amaun yang berkenaan (Tidak perlu tanda tolak atau tanda kurungan bagi amaun kredit). Jika kita dwi-klik pada ruang ini, satu kalkulator akan muncul.

10. Klik butang Save. Ini mencatitkan butiran kredit bagi transaksi tersebut.

Setelah kita mencatat butiran debit dan kredit, kita boleh keluar dari dialog dengan klik butang Exit.

Amaran : Jika kita klik butang Exit tetapi kita hanya mencatitkan butiran debit sahaja atau kredit sahaja, ini mengakibatkan akaun kita tidak seimbang. Bagaimanapun, Sistem tidak memberitahu kita pada peringkat ini bahawa akaun kita tidak seimbang. Sistem akan memberitahu kita akaun tidak seimbang semasa kita mahu melihat Trial Balance (Timbangduga).

Komen :

Adalah lebih baik jika Sistem dapat memberitahu jbahawa akaun tidak seimbang selepas pengguna klik butang Exit sebelum pengguna mencatitkan kedua-dua butiran debit dan kredit.

Dalam contoh diatas, kita merekodkan butiran debit dan kredit secara berasingan. Ada cara untuk merekod butiran debit dan butiran kredit secara bersepadu. Cara itu dinamakan Quick Entry (cara Cepat). Sila lihat bab 9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat.

Butang Top (Atas)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang pertama.

Butang Prev (Sebelumnya)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang terdahulu dari butiran yang dipaparkan sekarang.

Butang Next (Berikutnya)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang berikutnya dari yang dipaparkan sekarang.

Butang Bottom (Terakhir)

Klik butang ini untuk memaparkan butiran transaksi yang terakhir dalam rekod.

Butang Search (Cari)

Bila klik butang ini, dialog bertajuk Search seperti berikut akan dipaparkan :

Gambar 178

Anda boleh gunakan dialog ini untuk mencari satu butiran sahaja atau kombinasi beberapa butiran. Sila lihat butiran-butiran yang anda boleh cari. Selepas mengisi ruang-ruang, klik butang OK.

Butang Quick (Cepat)

Sila lihat bab 9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat selepas bab ini.

Butang Add (Tambah)

Gunakan butang ini untuk mengosongkan semua ruang untuk kita mengisi butiran transaksi baru.

Butang Edit (Ubah)

Gunakan butang ini untuk membuat pindaan pada butiran yang sedang dipaparkan. Lihat bab 9.2.2 Meminda Data Transaksi.

Butang Print (Cetak)

Gunakan butang ini untuk mencetak butiran yang tertera ke mesin pencetak.

Butang Save (Simpan)

Klik butang ini untuk menyimpan butiran yang tertera ke dalam cakera keras.

Butang Cancel (Batal)

Mengklik butang ini akan mengosongkan ruang-ruang dalam dialog ini.

Butang Exit (Keluar)

Mengklik butang ini akan menghilangkan dialog ini.