8. Merekod Maklumat Pemiutang Perniagaan

8. Merekod Maklumat Pemiutang Perniagaan

Semasa kita mengisi data transaksi (melalui menu Transactions | Pengendalian Urusniaga) yang melibatkan pemiutang perniagaan, kita dikehendaki memilih kod dan nama pemiutang yang kita mahu. Ini bermakna senarai kod dan nama pemiutang mestilah dibina terlebih dahulu sebelum mengisi butiran transaksi berkenaan. Sila lihat bab 5.5.10 Mengendali Kod Trade Creditors.

Memasukkan maklumat Pemiutang Perniagaan dengan buti-butir seperti alamat, nombor telefon, nombor faks, alamat e-mel dan sebagainya akan berguna untuk kita menghantar penyata akaun dan menghubungi mereka.

Untuk mengisi maklumat Pemiutang Perniagaan, kita gunakan menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Bila kita klik menu ini, kita akan diberi dialog bertajuk Pengendalian Fail Pemiutang (Kawalan Fail Pemiutang) seperti berikut :

Gambar 149

Untuk mengisinya, klik butang Add (tambah). Selepas itu kita isi ruang-ruang yang berkenaan, kemudian klik butang Save (Simpan).

Maklumat-maklumat ini tiada kena mengena dengan sistem cataran bergu dalam perakaunan, dan tiada kaitan dengan Lejar.

Untuk mengisi ruang Creditor No. (Nombor Pemiutang) dan Name (Nama), sila rujuk bab 5.5.10 Mengendali Kod Trade Pemiutang. Ruang ini menghendaki kita telah mempunyai kod akaun bagi Pemiutang Perniagaan yang hendak kita catat maklumatnya.

8.1 Mengisi Ruang-Ruang

Kotak Open Item Creditor (Pemiutang terbuka)

Pemiutang terbuka bermakna bayaran untuk satu-satu inbois pembekal boleh dibuat secara sebahagian saja (tidak penuh). Contohnya, inbois bernilai RM3000 boleh dibayar sebanyak RM1500 dahulu.

Secara automatik, semua pemiutang adalah dibawah Closed Item Creditor (Pemiutang tertutup). Ini adalah berlawanan dengan Open Item Creditor. Closed Item Creditor bermakna pemiutang tidak dibenarkan dibayar hanya sebahagian dari amaun dalam inbois. Jika kita mengisi amaun yang tidak tepat sebagaimana amaun dalam inbois, sistem akan menolak bayaran.

Jika anda mahu meletakkan Pemiutang sebagai Open Item Creditor, tandakan pada kotak ini. Jika anda mahu meletakkan Pemiutang sebagai Closed Item Creditor, jangan tandakan kotak ini. Pada awalnya, kotak ini tidak bertanda, bermakna semua Pemiutang adalah tertutup.

Menukar-nukar status pemiutang antara Open Item Creditor dengan Closed Item Creditor mudah dilakukan, dengan menanda atau tidak pada kotak ini.

Ruang Date (Tarikh)

Isi ruang ini dengan tarikh anda mengisi maklumat pemiutang.

Ruang Address (Alamat)

Isikan alamat penuh pemiutang perniagaan dalam ruang ini.. Ia berguna bila kita mengeluarkan surat-menyurat.

Ruang Attention (Untuk Perhatian)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan pemiutang yang biasanya menerima surat-menyurat (contohnya kakitangan akaun atau jualan).

Ruang E-mail/Website Address (E-Mel dan laman Web)

Isi ruang ini dengan alamat e-mel pemiutang dan laman webnya, jika ada.

Ruang Phone Numbers (Nombor-nombor telefon)

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon pemiutang.

Ruang Phone Numbers (2) (Nombor-nombor telefon (2))

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon pemiutang yang seterusnya jika ruang pertama tadi tidak mencukupi.

Ruang Fax/Telex (Faks/Teleks)

Isi ruang ini dengan nombor faks atau teleks pemiutang.

Ruang Contact (Kontek)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan pemiutang yang biasanya berurusan membuat penjualan kepada kita.

Ruang Nature Of Business (Jenis Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan keterangan ringkas aktibiti perniagaan pemiutang.

Ruang Group To (Kumpulan Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan kod kumpulan pemiutang. Jangan kelirukan dengan kod kumpulan 4000/000. Kumpulan disini dimaksudkan kepada kumpulan Perniagaan, contohnya anak-anak syarikat atau syarikat yang berkaitan boleh dikumpulkan dibawah satu nama syarikat lain. Jika tidak, ia merujuk kepada pemiutang itu sendiri.

Ruang Area (Kawasan)

Isikan ruang ini dengan kawasan dimana pemiutang beroperasi. Anda mungkin membahagi-bahagikan pemiutang anda kepada zon-zon seperti Utara, Tengah, Barat dan sebagainya. Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data bagi zon atau kawasan tertentu.

Ruang Agent (Agen)

Isikan ruang ini dengan agen atau kakitangan anda yang berurusan dengan pemiutang Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data mengikut nama agen untuk melihat prestasi agen dan sebagainya.

Ruang Terms (Terma)

Isikan ruang ini dengan terma diskaun atau terma bayaran yang diberi oleh pemiutang kepada anda.

Ruang Credit Limit (Had Kredit)

Isikan ruang ini dengan had hutang yang diberi oleh pemiutang.

Ruang Currency Code (Kod Matawang)

Isikan ruang ini dengan kod matawang asing jika pembekal anda menggunakan matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Symbol (Simbol Matawang)

Isikan ruang ini dengan simbol matawang asing jika pembekal anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Word (Simbol Matawang Dalam Perkataan)

Isikan ruang ini dengan perkataan yang menerangkan simbol matawang asing jika pembekal anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat juga bab 10 Mengendali Matawang Asing.

8.2 Merekodkan Maklumat

Setelah anda mengisi ruang-ruang berkenaan, klik butang Save untuk merekodkan maklumat tersebut.

8.3 Mencari Maklumat Pemiutang

Gunakan butang-butang Top (Atas), Prev (Sebelum), Next (lagi), Bottom (bawah), Search (Cari) untuk mencari maklumat pemiutang tertentu.

8.4 Memadam Maklumat

Jika anda mahu memadam maklumat pembekal tertentu, klik butang Delete (Padam). Pemiutang yang terpapar akan dipadam.

Jika pemiutang masih mempunyai baki atau transaksi, anda tidak dibenarkan memadam maklumat pemiutang berkenaan. Anda akan menerima makluman seperti ini:

Gambar 150

"This creditor cannot be deleted" = "Pemiutang ini tidak boleh dipadam".

8.5 Meminda Maklumat

Jika anda mahu meminda maklumat pemiutang tertentu, dapatkan maklumat berkenaan, kemudian buat pindaan, kemudian klik butang Save.