9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat

9.2.1 Merekod Data Transaksi Cara Cepat (Quick Entry)

Seperti yang diterangkan serba sedikit dalam bab sebelum ini, kita boleh merekod transaksi dengan butiran debit dan kredit direkodkan sekaligus (sekali klik butang Save), bukan cara berasingan (dua kali klik butang Save). Cara sekaligus ini dipanggil Cara Cepat (Quick Entry).

Untuk merekod transaksi secara Quick, kita gunakan juga menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Selepas kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Transactions File Maintenance seperti berikut :

Gambar 179

Perhatikan disini ada butang Quick (Cepat). Klik pada butang ini. Kita akan menerima satu dialog lain bertajuk Quick Entries (Kemasukan Cepat) seperti berikut :

Gambar 180

Klik pada kepala anak panah dikanan ruang Master Account (Akaun Induk). Kita akan menerima senarai kod akaun dan nama akaun dalam dialog bertajuk Penyenaraian Akaun (Senarai Akaun) seperti berikut :

Gambar 181

Pilih (klik) satu kod akaun. Pilihan kita adalah akaun yang hendak kita jadikan ia automatik dikreditkan bila kita merekod satu akaun debit, atau akaun yang hendak kita jadikan ia automatik didebitkan bila kita merekod satu akaun kredit.

Setelah kita membuat pilihan, klik OK. Dialog Penyenaraian Akaun akan hilang. Ruang Master Account dalam dialog Quick Entries akan diisi dengan kod akaun yang kita pilih tadi.

Klik OK. Dialog Quick Entries akan hilang. Kita jumpa semula dialog Transactions File Maintenance. Kita dapati dalam dialog ini terdapat ruang Quick Entries (dulu tidak ada) dimana tercatat kod akaun yang kita pilih tadi :

Gambar 182

Diruang Desp pula tercatit secara automatik nama akaun bagi kod tersebut.

Kita harus ingat samada kod akaun ini akaun debit atau akaun kredit. Jika ini akaun debit, kita hanya perlu mengisi butiran akaun kredit. Jika ini akaun kredit, kita hanya perlu mengisi butiran akaun debit.

Komen :

Sistem tidak mengingatkan anda sesuatu akaun itu akaun debit atau kredit.

Quick Entriessesuai hanya untuk akaun yang banyak diulang-ulang kemasukkannya seperti Jualan, Belian Bahan Mentah, Susutnilai dan sebagainya.

Cara merekod transaksi menggunakan Quick Entries ialah seperti berikut :

1. Pada dialog Transactions File Maintenance, klik butang Quick.

2. Dialog bertajuk Quick Entries akan muncul.

3. Isi ruang Master Account (samada menulis terus kedalam ruang ini atau membuat pilihan dengan klik pada kepala panah di kanan ruang ini).

4. Selepas mengisi ruang Master Account, klik OK.

5. Dialog Quick Entries akan hilang, kita akan jumpa semula dialog Transactions File Maintenance.

6. Dialog Transactions File Maintenance akan mengandungi kod akaun kita pilih sebagai Master Account tadi.

7. Jika Master Account itu satu akaun debit, kita hanya perlu mengisi maklumat kredit, dan sebaliknya.

Dalam contoh berikut, Master Account ialah 5000/000 (Sales), iaitu akaun berbaki kredit, oleh itu kita hanya perlu mengisi butiran debit dalam dialog ini.

Gambar 183

Selepas itu kita klik butang Save (Simpan).

Gambar 184

Kita akan dapati amaun debit telah selaras dengan amaun kredit.

Untuk merekod data seterusnya, anda perlu klik butang Exit. Jika tidak, kita tidak akan dapat menggunakan semula butang Quick.

Komen :

Ini adalah satu kelemahan Sistem, sepatutnya kita tidak perlu keluar (Exit) untuk merekod data lain cara cepat untuk menjimatkan sedikit masa.