5.5.9 Mengendali Kod Deposit dan Pra-Bayaran

5.5.9 Mengendali Kod Deposit dan Pra-Bayaran

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai pelbagai akaun Deposit & Pra-Bayaran (DEPOSITS & PREPAYMENTS). Jumlahnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai DEPOSITS & PREPAYMENTS.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Deposit Dan Pra-Bayaran dari segi perakaunan.

Jika kita mempunyai lebih dari satu akaun bagi Deposit & Pra-Bayaran, kita perlu mempunyai satu item induk Deposit & Pra-Bayaran bagi memegang jumlah bagi semua akaun Deposit & Pra-Bayaran. Supaya item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini sebagai item induk dalam Carta Akaun. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Item induk dan anak induk bagi Deposit & Pra-Bayaran direkodkan melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Kita juga perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Deposit & Pra-Bayaran, ia biasanya termasuk dalam Jenis Akaun Aset Semasa , oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999.

Ingat bahawa saiz nombor kod akan menentukan kedudukan dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, jika kita mahu Deposit & Pra-Bayaran dipaparkan selepas Wang Panjar, nombor 4 digit pertamanya hendaklah lebih besar dari Wang Panjar. Contohnya, jika kod Wang Panjar ialah 3020, maka kod bagi Deposit & Pra-Bayaran boleh jadi 3040, atau mana-mana nombor asalkan lebih besar dari 3020.

Kod induk (bagi jumlah) dan kod anak induk bagi tiap-tiap item (akaun) dibawahnya hendaklah terdiri dari 4 angka pertama yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap akaun anak induk, 3 angka terakhir hendaklah lain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Katakan kita mempunyai 5 akaun Deposit & Pra-Bayaran iaitu Deposit Telephone (Deposit Telefon), Deposit Electricity (Deposit Letrik), Deposit Water (Deposit Air), Prepaid - Rental (Pra-Bayaran Sewa), Prepaid - Insurance (Pra-Bayaran Insuran). Tiap-tiap item ini hendaklah mempunyai 4 angka pertama yang sama dengan item induknya. Tetapi, 3 angka terakhirnya hendaklah bukan 000.

Saiz nombor dalam 3 angka terakhir juga menentukan susunan kedudukan dalam Carta Akaun dan penyata yang lebih terperinci. Abjad yang lebih awal akan dipaparkan lebih dahulu dari abjad yang terkemudian dan nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, A009 akan dipaparkan lebih dahulu dari W002.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 84

Berikut ialah contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 85

Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

Nota :

Mengendali Kod Deposit & Pra-Bayaran diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.