5.5.4 Mengendali Kod Penghutang Perniagaan
Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Perniagaan (Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Penghutang Perniagaan (TRADE DEBTORS) dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS (Aset Semasa).
Nota :
Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Perniagaan dari segi perakaunan.
Sistem memberi dua (2) menu untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Perniagaan, iaitu menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am dan menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang.
Menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am digunakan untuk merekod item induk sementara menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang digunakan untuk merekod kod item anak induknya.
Item anak induk bagi Penghutang Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Perniagaan sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang (dan akan ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira).
Menetapkan kod item induk Penghutang Perniagaan
Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Dalam contoh Carta yang diberikan oleh Sistem, 4 angka pertama dalam kod ialah 3000. Kita boleh terima angka ini.
Kita perlu mempunyai satu item induk bagi memegang jumlah bagi semua Penghutang Perniagaan, Item induk inilah yang akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira. Untuk membuat item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am sebagai item induk. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Oleh itu kod penuhnya ialah 3000/000 bagi item induk Penghutang Perniagaan.
Menetapkan kod item anak induk bagi Penghutang Perniagaan
Senarai terperinci nama dan maklumat tiap-tiap satu Penghutang perniagaan hendaklah dicatitkan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Bila kita klik menu ini, dialog bertajuk Pengendalian Fail Penghutang (Kawalan Fail Penghutang) akan kita perolehi :
Gambar 71
Melalui dialog ini kita akan memberi kod bagi tiap-tiap Penghutang, menulis nama Penghutang dan mengisi maklumat-maklumat lain bagi Penghutang itu.
Klik butang Add (Tambah) untuk membolehkan kita mengisi maklumat setiap satu Penghutang perniagaan dalam ruang-ruang yang berkenaan :
Mengisi ruang 'Debtor No' (Nombor Penghutang)
Ruang Debtor No (Nombor Penghutang) ialah untuk kita memberi kod kepada tiap-tiap satu Penghutang Perniagaan.
Komen :
Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label DEBTOR NO kepada DEBTOR CODE kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod.
Empat (4) angka pertama dalam kod hendaklah sama dengan empat (4) angka pertama dalam kod item induk. Jika kita beri kod bagi item induk sebagai 3000, maka empat (4) angka pertama bagi setiap Penghutang Perniagan mestilah 3000 juga.
Tiga (3) angka terakhir boleh diisi dengan campuran angka dan huruf. Contoh-contoh yang diberi oleh Sistem mencadangkan supaya digit paling kiri dalam 3 digit terakhir itu diisi dengan huruf permulaan nama Penghutang dan 2 digit terakhir diisi dengan nombor.
Contoh-contoh ialah seperti berikut :
Nama Penghutang Perniagaan : Kod Penuh
Syarikat ABC Sdn Bhd : 3000/A01
Syarikat DEF Sdn Bhd : 3000/D01
Syarikat GHI Sdn Bhd : 3000/G01
Siam Chemical Ltd : 3000/S02
Nama nama Penghutang Perniagaan yang dimasukkan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang ini akan dipaparkan dalam Carta Akaun.
Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :
Gambar 72
Berikut pula ditunjukkan item TRADE DEBTORS dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira kerana item itu di set sebagai item induk dalam Carta Akaun :
Gambar 73
Pastikan anda mengisi semua nama-nama Penghutang perniagaan, kerana ia akan diperlukan bila kita mengisi baki-baki awal Penghutang perniagaan (melalui menu Penghutang | Distribute Last Year Aging) dan apabila kita mengisi transaksi yang melibatkan Penghutang perniagaan (melalui menu Urusniaga | Transaction File Maintenance).
Komen :
Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu standad dalam laporan perakaunan, tetapi Sistem tidak memberi kemudahan untuk mengenal perbezaan ini.
Ingat, bagi Penghutang Perniagaan, kod induk diisi melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am, kita akan menerima makluman seperti berikut : Please Enter as Debtor or Creditor ("Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang")
Gambar 74
No comments:
Post a Comment