5.5.5 Mengendali Kod Penghutang Bukan Perniagaan

5.5.5 Mengendali Kod Penghutang Bukan Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai OTHER DEBTORS dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS.

Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors) kadang-kadang disebut juga sebagai Lain-Lain Penghutang (Other Debtors).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Bukan Perniagaan dari segi perakaunan.

Untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Bukan Perniagaan, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Menu ini kita gunakan untuk merekod item induk dan item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan.

Item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Bukan Perniagaan, sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang Bukan Perniagaan.

Menetapkan kod item induk Penghutang Bukan Perniagaan

Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Bukan Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Jika ada nombor yang telah digunakan, pilihlah nombor yang lain.

Saiz empat (4) digit pertama dalam kod akan menentukan susunan item dalam Jenis Akaun nya dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih besar akan dipaparkan kemudian dari nombor kod yang lebih kecil. Contohnya kod 3000/000 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 3005/000 kerana 3000 lebih kecil dari 5000.

Sila lihat gambar berikut :

Gambar 75

Dalam contoh ini, TRADE DEBTORS diberi kod 3000 dan OTHER DEBTORS diberi kod 3005, sebab itulah TRADE DEBTORS disenaraikan lebih atas dari OTHER DEBTORS. Dalam Kunci Kira-Kira, biasanya OTHER DEBTORS (Penghutang Bukan Perniagaan) dipaparkan selepas TRADE DEBTORS (Penghutang Perniagaan) :

Setelah kita menetapkan empat angka pertama dalam kod, kita perlu pula menetapkan 3 angka terakhirnya. Tiga (3) angka terakhir ini akan menentukan samada item ini dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira atau tidak. Jika angkanya 000, maka ia akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Oleh kerana kita mahu item induk dipaparkan di Kunci Kira-Kira, maka kita beri nombr 000 pada kodnya. Jadi, jika 4 digit pertamanya ialah 3005, maka kod penuhnya ialah 3005/000.

Menetapkan kod item anak induk Penghutang Bukan Perniagaan

Untuk memasukkan senarai tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, 4 digit pertama dalam kod tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan hendaklah sama dengan 4 digit pertama kod induk Penghutang Bukan Perniagaan. Contohnya, Penghutang Bukan Perniagaan bernama Aroma Trading hendaklah diberi kod 3005 dalam 4 digit pertamanya. Tiga (3) digit terakhir bagi Aroma Trading hendaklah bukan 000 (untuk mengelak dari dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira), contohnya A01, jadi kodnya ialah 3005/A01.

Dalam contoh berikut, ada 3 Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, iaitu Aroma Trading, Baroma Trading dan Caroma Trading :

Gambar 76

Perhatikan bagaimana 4 digit pertama dalam kod bagi ketiga-tiga Penghutang Bukan Perniagaan itu adalah sama dengan kod induk mereka (OTHER DEBTORS) iaitu 3005, dan 3 digit terakhir pula bukan 000 kerana 000 dalam 3 digit terakhir digunakan oleh kod induk.

Nota :

Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu piawai dalam laporan perakaunan.

Jika kita cuba mengisi kod Pemiutang Bukan Perniagaan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang, Sistem tidak akan membenarkan dan Sistem akan memberi makluman seperti berikut :

Gambar 77

(Code number must be from 3000 to 3000 = Nombor kod mestilah dari 3000 hingga 3000).