5.5.22 Mengendali Kod Perbelanjaan

5.5.22 Mengendali Kod Perbelanjaan

Sesebuah perniagaan tentu mempunyai banyak jenis perbelanjaan (EXPENSES), dan akaun-akaun dibuka untuk mengendali tiap-tiap satu jenis perbelanjaan.

Item bagi Perbelanjaan direkodkan melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Biasanya, akaun pendapatan akan berbaki Debit. Perbelanjaan akan ditunjukkan dalam Penyata Untungrugi.

Berikut ialah langkah-langkah untuk memberi kod bagi setiap akaun :

1. Kenalpasti Jenis Akaun yang sesuai bagi setiap akaun. Tentunya, ia sesuai diletak dibawah Jenis Akaun EXPENSES (Perbelanjaan).

2. Kenalpasti siri kumpulan kod bagi Jenis Akaun berkenaan. Bagi EXPENSES, kumpulan kodnya ialah 9000-9999.

3. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang mudah, tiap-tiap akaun perbelanjaan mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi. Dalam hal seperti ini, kod bagi tiap-tiap akaun perbelanjan hendaklah diakhiri dengan 000. Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap akaun untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi. Empat nombor pertama hendaklah dalam lingkungan 9000-9999.

4. Dalam bentuk Penyata Untungrugi yang lain, kadangkala perbelanjaan-perbelanjaan di letakkan dalam beberapa Kategori. Kategori-kategori yang biasa ialah ADMINISTRATIVE EXPENSES, FINANCIAL EXPENSES, SELLING AND MARKETING EXPENSES dan sebagainya. Dalam hal seperti ini, hanya kategori-kategori yang mahu dipaparkan dalam Penyata Untungrugi, oleh itu kod bagi kategori-kategori ini diakhiri dengan 000. Kod-kod bagi perbelanjaan-perbelanjaan dibawah kategori tertentu tidak diakhiri dengan 000.

Rancang saiz 4 nombor pertama bagi setiap kategori untuk menentukan susunannya dalam Penyata Untungrugi. Empat nombor pertama hendaklah dalam lingkungan 9000-9999.

Bagi setiap akaun perbelanjaan dibawah kategori tertentu, 4 nombor pertama dalam kod hendaklah sama dengan 4 nombor pertama bagi kategorinya. Tiga (3) nombor terakhir dalam kod hendaklah bukan 000 kerana 000 digunakan untuk kategorinya.

Contoh dimana tiada kategori bagi perbelanjaan :

Kod : Nama Akaun

9001-000 : Gaji Pengarah

9002-000 : Gaji Pengurus

9002-000 : Iklan

9004-000 : Promosi

9005-000 : Caj Bank

9006-000 : Faedah Oberdraf

Contoh dimana ada kategori bagi perbelanjaan :

Kod : Nama Akaun

9010-000 : PERBELANJAAN PENTADBIRAN --------- > Kategori

9010-G01 : Gaji Pengarah

4080-G02 : Gaji Pengurus

9020-000 : PERBELANJAAN JUALAN --------- > Kategori

9020-001 : Iklan

9020-002 : Promosi

9030-000 : PERBELANJAAN KEWANGAN --------- > Kategori

9030-001 : Caj Bank

9030-002 : Faedah Oberdraf

Nota :

Biasanya Kategori-Kategori perbelanjaan akan menjadi item induk, dan akaun-akaun perbelanjaan dibawah satu-satu kategori adalah item anak induk bagi Kategori berkenaan. Jika tiada kategori di berikan, maka biasanya tiap-tiap akaun perbelanjaan menjadi item induk bagi dirinya.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 103

Dalam contoh diatas, terdapat item Kategori iaitu 9000/000 ADMINISTRATIVE, SELLING dan lain-lain item dibawahnya. Item Kategori akan dipaparkan dalam Penyata Untungrugi. Ia memegang jumlah bagi Item-item dibawahnya. Item bukan kategori tidak terpapar dalam Penyata Untungrugi. Tapi, bila kita dwi-klik pada item kategorinya, senarai item-item didalamnya akan tertera dalam satu tetingkap.

Contoh dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 104

Dalam contoh diatas, tiada kategori di berikan, oleh itu tiap-tiap kod perbelanjaan adalah item induk bagi dirinya iaitu diakhiri dengan 000, sebab itulah ia tertera dalam Penyata Untungrugi.

Dalam contoh dibawah, Kategori-kategori diberikan :

Gambar 105