13.4 Kunci Kira-Kira

13.4 Kunci Kira-Kira

Kunci Kira-Kira = balance Sheet

Untuk melihat Kunci Kira-Kira, kita gunakan menu Reports | Balance Sheet. Selepas kita klik menu ini, dialog bertajuk Balance Sheet seperti berikut akan dipaparkan :

Gambar 255

Pilih This Year – Last Year (Tahun Ini – Tahun Lepas) atau This Accounting Year Only (Tahun Perakaunan Semasa Sahaja). Jika kita memilih This Accounting Year Only, hanya amaun bagi tahun semasa akan dipaparkan, tetapi jika kita memilih This Year – Last Year, amaun bagi tahun semasa dan tahun lepas akan dipamirkan sebagai bandingan.

Pilih Period (Bulan) bagi Kunci Kira-Kira.

Bagi kotak With Zero Balance (Dengan Baki Kosong), lebih baik ditandakan kecuali anda sudah biasa dengan kesannya selepas mengguna beberapa kali. With Zero Balance bermakna akaun dengan baki kosong akan dipamirkan juga. (Ingat, ada juga penetapan melalui Carta Akaun dimana sesatu akaun itu boleh ditanda dengan tanda D0 dalam ruang Special Account di Carta Akaun yang menyebabkan akaun dengan baki kosong akan dipaparkan juga).

Print T-Sheet Format merujuk kepada format bagaimana Kunci Kira-Kira dipamirkan. Format biasa ialah dengan item Debit disebelah atas dan item Kredit disebelah bawah atau sebaliknya (item Kredit disebelah atas dan item Debit disebelah bawah). Format T-Sheet ialah item Debit dikedudukan sebelah kiri dan item Kredit disebelah kanan atau sebaliknya (item Kredit dikedudukan sebelah kiri dan item Debit disebelah kanan).

Selepas pilihan-pilihan dibuat, klik butang OK. Kunci Kira-Kira akan dipamirkan, seperti contoh berikut :

Gambar 256

Anda boleh mencetak Kunci Kira-Kira ke mesin pencetak dengan klik pada butang Printer. Anda boleh previu dulu dengan klik pada butang Preview.

Anda boleh mendapatkan data lebih terperinci bagi satu-satu item dengan dwi-klik pada item itu. Butiran akan dipaparkan dalam kotak dialog yang berasingan.

Contohnya :

Bila kita dwi-klik pada CASH AT BANK di Kunci Kira-Kira, senarai akaun-akaun bank akan dipaparkan dalam satu tetingkap :

Gambar 257

Bila kita dwi-klik pada satu baris dalam senarai, kita akan diberi butiran bagi transaksi dalam satu tetingkap lain :

Gambar 258

Jika kita dwi-klik pada baris yang merupakan transaksi pada tahun semasa (bukan baki awal), tetingkap Transactions File Maintenance akan terpapar. Disana kita boleh menyemak atau membuat pembetulan.

Jika Kunci Kira-Kira kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti berikut semasa kita masuk ke Kunci Kira-Kira atau keluar daripadanya :

Gambar 259

("Account Not Balance" = "Akaun Tak Seimbang")

Jika kita menerima dialog seperti ini, klik Ok. Kunci Kira-Kira akan dipaparkan juga.

Ingat : Terdapat kaitan antara Jenis Akaun dan akaun induk dengan laporan Kunci Kira-Kira. Tiap-tiap item Jenis Akaun akan menjadi tajuk-tajuk kategori dalam Kunci Kira-Kira, semenytara akaun induk akan dipaparkan dibawah tajuk-tajuk berkenaan. Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun.

13.4.1 Menyusun Format Kunci Kira-Kira

Susunan item dalam Kunci Kira-Kira ditentukan dalam dialog General Setup – Page 3 :

Gambar 260

Kita boleh mengubah susunan item dengan mengubah kandungan kotak berlabel Balance Sheet Format Arrangement (Susunan Format Kunci Kira-Kira). Kedudukan asal ialah DEFG1ABC0 dimana A ialah Capital (Modal), B ialah Long Term Liabilities (Liabiliti Jangka Panjang), C ialah Other Liabilities (Lain-Lain Liabiliti), D ialah Fixed Assets (Harta Tetap), E ialah Other Assets (Lain-Lain Harta), F ialah Current Assets (Aset Semasa), G ialah Current Liabilities (Liabiliti Semasa), 1 ialah Total Assets (Jumlah Harta) dan 0 ialah Total Liabilities (Jumlah Liabiliti).

Item yang berada disebelah kiri dalam kotak itu akan berada disebelah atas dalam Kunci Kira-Kira dan item yang berada disebelah kanan dalam kotak itu akan berada disebelah bawah dalam Kunci Kira-Kira.

Setelah anda mengubah susunan, jangan lupa klik butang Set To Default (Tetapkan Sebagai Asal).