7. Merekod Maklumat Penghutang Perniagaan

7. Merekod Maklumat Penghutang Perniagaan

Semasa kita mengisi data transaksi (melalui menu Transactions | Managing transactions) yang melibatkan Penghutang Perniagaan, kita dikehendaki memilih kod dan nama Penghutang perniagaan yang kita mahu. Ini bermakna senarai kod dan nama Penghutang mestilah dibina terlebih dahulu sebelum mengisi butiran transaksi berkenaan. Sila lihat bab 5.5.4 Mengendali Kod TRADE DEBTORS.

p>Memasukkan maklumat Penghutang Perniagaan dengan buti-butir seperti alamat, nombor telefon, nombor faks, alamat e-mel dan sebagainya akan berguna untuk kita menghantar penyata akaun dan menghubungi mereka.

Untuk mengisi maklumat Penghutang Perniagaan, kita gunakan menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Bila kita klik menu ini, kita akan diberi dialog bertajuk Pengendalian Fail Penghutang (Kawalan Fail Penghutang) seperti berikut :

Gambar 147

Untuk mengisinya, klik butang Add (Tambah). Selepas itu kita isi ruang-ruang yang berkenaan, kemudian klik butang Save (Simpan).

Maklumat-maklumat ini tiada kena mengena dengan sistem cataran bergu dalam perakaunan, dan tiada kaitan dengan Lejar.

Untuk mengisi ruang Debtor No. (Nombor Penghutang) dan Name (nama), sila rujuk bab 5.5.4 Mengendali TRADE DEBTORS. Ruang ini menghendaki kita telah mempunyai kod akaun bagi Penghutang Perniagaan yang hendak kita catat maklumatnya. Ruang-ruang lain boleh diisi seadanya. Untuk mengisi ruang Currency Currency Code (Kod Matawang), Currency Symbol (Simbol Matawang) dan Currency Word (Tanda Matawang) sila rujuk bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Kotak Open Item Debtor (Penghutang terbuka)

Penghutang terbuka bermakna bayaran untuk satu-satu inbois jualan boleh dibuat oleh Penghutang secara sebahagian saja (tidak penuh). Contohnya, inbois bernilai RM3000 boleh dibayar sebanyak RM1500 dahulu.

Secara automatik, semua Penghutang adalah dibawah Closed Item Debtor (Penghutang tertutup). Ini adalah berlawanan dengan Open Item Debtor. Closed Item Debtor bermakna Penghutang tidak dibenarkan membayar sebahagian dari amaun dalam inbois. Jika kita mengisi amaun yang tidak tepat sebagaimana amaun dalam inbois, sistem akan menolak bayaran.

Jika anda mahu meletakkan Penghutang sebagai Open Item Debtor, tandakan pada kotak ini. Jika anda mahu meletakkan Penghutang sebagai Closed Item Debtor, jangan tandakan kotak ini. Pada awalnya, kotak ini tidak bertanda, bermakna semua Penghutang adalah tertutup.

Menukar-nukar status Penghutang antara Open Item Debtor dengan Closed Item Debtor bukanlah satu masalah besar. Ia mudah dilakukan, jadi anda boleh memilih untuk menanda atau tidak pada kotak ini.

7.1 Mengisi Ruang-Ruang

Ruang Date (Tarikh)

Isi ruang ini dengan tarikh kita mengisi maklumat Penghutang.

Ruang Address (Alamat)

Isikan alamat penuh Penghutang perniagaan dalam ruang ini.. Ia berguna bila kita mengeluarkan Penyata Akaun atau surat-menyurat.

Ruang Attention (Unruk Perhatian)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan Penghutang yang biasanya menerima surat-menyurat (contohnya kakitangan akaun atau pembelian).

Ruang E-mail / Website Address (E-Mel dan laman Web)

Isi ruang ini dengan alamat e-mel Penghutang dan laman webnya, jika ada.

Ruang Phone Numbers (Nombor-nombor telefon)

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon Penghutang.

Ruang Phone Numbers (2) (Nombor-nombor telefon (2))

Isi ruang ini dengan nombor-nombor telefon Penghutang yang seterusnya jika ruang pertama tadi tidak mencukupi.

Ruang Fax / Telex (Faks/Teleks)

Isi ruang ini dengan nombor faks atau teleks Penghutang.

Ruang Contact (Kontek)

Isikan ruang ini dengan nama kakitangan Penghutang yang biasanya berurusan membuat pembelian dari kita.

Ruang Nature Of Business (Jenis Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan jenis perniagaan Penghutang.

Ruang Group To (Kumpulan Perniagaan)

Isikan ruang ini dengan kod kumpulan Penghutang. Jangan kelirukan dengan kod kumpulan 3000/000. Kumpulan disini dimaksudkan kepada kumpulan Perniagaan, contohnya anak-anak syarikat atau syarikat yang berkaitan boleh dikumpulkan dibawah satu nama syarikat lain. Jika tidak, ia merujuk kepada Penghutang itu sendiri.

Ruang Area (Kawasan)

Isikan ruang ini dengan kawasan dimana Penghutang beroperasi. Anda mungkin membahagi-bahagikan pelanggan anda kepada zon-zon seperti Utara, Tengah, Barat dan sebagainya. Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data bagi zon atau kawasan tertentu.

Ruang Agent (Agen)

Isikan ruang ini dengan agen atau kakitangan anda yang berurusan dengan Penghutang Dalam laporan, anda boleh kumpulkan data mengikut nama agen untuk melihat prestasi agen dan sebagainya.

Ruang Terms (Terma)

Isikan ruang ini dengan terma diskaun atau terma bayaran yang diberi pada pelanggan (Penghutang).

Ruang Credit Limit (Had Kredit)

Isikan ruang ini dengan had hutang yang diberi kepada pelanggan (Penghutang).

Ruang Currency Code (Kod Matawang)

Isikan ruang ini dengan kod matawang asing jika pelanggan anda menggunakan matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Symbol (Simbol Matawang)

Isikan ruang ini dengan simbol matawang asing jika pelanggan anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Ruang Currency Word (Simbol Matawang Dalam Perkataan)

Isikan ruang ini dengan perkataan yang menerangkan simbol matawang asing jika pelanggan anda berurusan dalam matawang asing. Jika tiada matawang asing, secara automatik anda dianggap berurusan dalam matawang RM. Sila lihat bab 10 Mengendali Matawang Asing.

Selepas merekodkan maklumat

Setelah anda mengisi ruang-ruang berkenaan, klik butang Save untuk merekodkan maklumat tersebut.

7.2 Mencari Maklumat Penghutang

Gunakan butang-butang Top, Prev, Next, Bottom, Search untuk mencari maklumat Penghutang tertentu.

7.3 Memadam Maklumat

Jika anda mahu memadam maklumat pelanggan tertentu, klik butang Delete. Pelanggan yang terpapar akan dipadam.

Jika pelanggan masih mempunyai baki atau transaksi, anda tidak dibenarkan memadam maklumat pelanggan berkenaan. Anda akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 148

"Penghutang ini tidak boleh dipadam".

7.4 Meminda Maklumat

Jika anda mahu meminda maklumat pelanggan tertentu, dapatkan maklumat berkenaan, kemudian buat pindaan, kemudian klik butang Save.