6. Merancang Kumpulan Transaksi

6. Merancang Kumpulan Transaksi

Kumpulan Transaksi = Batch Of Transactions.

Untuk merekod transaksi urusniaga, kita gunakan menu Transactions | Managing Transactions (Urusniaga | Mengendali Urusniaga). Bila kita klik menu ini kita akan jumpa dialog bertajuk Transactions File Maintenance (Kawalan Fail Transaksi) seperti ini :

Gambar 123

Perhatikan, ada ruang Batch Title (Tajuk Kumpulan Transaksi) dan Batch No(Nombor Kumpulan Transaksi). Ini bererti kita harus menyediakan dahulu Batch No dan Batch Title sebelum kita dapat merekod transaksi.

Kita dikehendaki terlebih dahulu merancang membahagikan transaksi-transaksi dalam setahun kepada beberapa kumpulan yang sesuai. Sudah tentu terdapat beratus-ratus atau beribu-ribu transaksi dalam setahun. Tujuannya ialah supaya nanti akan memudahkan kita mencari semula rekod-rekod terutamanya jika jumlah transaksi adalah banyak (contohnya jika mencecah berpuluh ribu). Jika jumlah transaksi dalam setahun tidak banyak, anda masih perlu mengenalpasti transaksi mengikut Bulan (Ini kerana akaun boleh ditutup secara bulanan).

Adalah penting kita merancang terlebih dahulu apakah kumpulan-kumpulan transaksi yang akan kita bina dalam Sistem.

Biasanya transaksi-transaksi dibahagikan mengikut kumpulan berdasarkan jenis urusniaga yang serupa dan bulan serta tahun transaksi berlaku. Berikut ialah contoh kumpulan transaksi yang dirancang :

Jualan - Jan 04

Belian - Jan 04

Wang Panjar - Jan 04

Bank ABC - Jan 04

Bank XYZ - Jan 04

Jernal - Jan 04

Jualan - Feb 04

Belian - Feb 04

Wang Panjar - Feb 04

Bank ABC - Feb 04

Bank XYZ - Feb 04

Jernal - Feb 04

Jualan - Mac 04

Belian - Mac 04

Wang Panjar - Mac 04

Bank ABC - Mac 04

Bank XYZ - Mac 04

Jernal - Mac 04

Jualan - Apr 04

Belian - Apr 04

Wang Panjar - Apr 04

Bank ABC - Apr 04

Bank XYZ - Apr 04

Jernal - Apr 04

Jualan - Mei 04

Belian - Mei 04

Wang Panjar - Mei 04

Bank ABC - Mei 04

Bank XYZ - Mei 04

Jernal - Mei 04

Jualan - Jun 04

Belian - Jun 04

Wang Panjar - Jun 04

Bank ABC - Jun 04

Bank XYZ - Jun 04

Jernal - Jun 04

Jualan - Jul 04

Belian - Jul 04

Wang Panjar - Jul 04

Bank ABC - Jul 04

Bank XYZ - Jul 04

Jernal - Jul 04

Jualan - Ogo 04

Belian - Ogo 04

Wang Panjar - Ogo 04

Bank ABC - Ogo 04

Bank XYZ - Ogo 04

Jernal - Ogo 04

Jualan - Sep 04

Belian - Sep 04

Wang Panjar - Sep 04

Bank ABC - Sep 04

Bank XYZ - Sep 04

Jernal - Sep 04

Jualan - Okt 04

Belian - Okt 04

Wang Panjar - Okt 04

Bank ABC - Okt 04

Bank XYZ - Okt 04

Jernal - Okt 04

Jualan - Nov 04

Belian - Nov 04

Wang Panjar - Nov 04

Bank ABC - Nov 04

Bank XYZ - Nov 04

Jernal - Nov 04

Jualan - Dis 04

Belian - Dis 04

Wang Panjar - Dis 04

Bank ABC - Dis 04

Bank XYZ - Dis 04

Jernal - Dis 04

Untuk merekodkan Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) dan Batch Title (Nama Kumpulan Transaksi), kita gunakan menu Transactions | Organise Batches. Selepas kita klik menu ini, kita akan nampak dialog bertajuk Organise Batches (Atur Kumpulan Transaksi) seperti berikut :

Gambar 124

Untuk mula merekod, klik butang Add.

Mengklik butang Generate juga akan menghasilkan Kumpulan Transaksi tetapi anda dinasihatkan supaya jangan gunakan butang ini kerana ditakuti hasilnya tidak sesuai dengan situasi perniagaan anda.

Perlu diingatkan bahawa apabila Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) telah direkodkan, ia tidak boleh dipadam dengan mudah. Oleh itu rancang dengan teliti, tuliskan diatas kertas sebelum merekodkan. Biasanya, kesilapan memang tidak dapat dielakkan.

Apabila kita klik butang Add, rekod boleh diisi baris demi baris. Secara automatik Sistem akan memberi Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) 1 pada baris pertama. Ingat, nombor ini tidak mudah dipadam. Kemudian kita klik pada ruang Title (Nama Kumpulan Transaksi) untuk mengisi ruang ini dengan nama kumpulan transaksi mengikut perancangan kita. Setelah mengisi ruang ini, klik kekunci Enter di kibod. Ini akan merekodkan Nama Kumpulan Transaksi.

Untuk mengisi baris seterusnya, klik lagi butang Add. Secara automatik Sistem akan memberi Batch No (Nombor Kumpulan Transaksi) 2 pada baris kedua. Ingat, nombor ini juga tidak mudah dipadam. Kemudian kita klik pada ruang Title (Nama Kumpulan Transaksi) untuk mengisi ruang ini mengikut perancangan kita. Setelah mengisi ruang ini, klik kekunci Enter di kibod. Ini akan merekodkan Nama Kumpulan Transaksi yang kita tuliskan.

Begitulah seterusnya kita mengisi dari baris ke baris.

Jika bilangan Kumpulan terlalu banyak kita boleh menghabiskannya dilain kali, atau merekod Kumpulan Transaksi yang hendak digunakan pada masa terdekat dahulu.

Sistem menghendaki sekurang-kurangnya mestilah ada satu Kumpulan Transaksi.

Klik butang Exit untuk keluar dari dialog ini.

Setelah kita mengisi dialog ini, barulah kita boleh mengisi transaksi (menggunakan menu Transaction | Managing Transactions).

Ruang Pin

Ruang Pin (Personal Identification Number) (Nombor Pengenalan Diri) tidak perlu diisi dulu. Jika anda mahu mengisi, anda boleh memilih mengisinya dengan angka 0, 1, 2, 3 atau 4, iaitu sama seperti yang terdapat dalam dialog bila anda memulakan Sistem. Sebagai ingatan semula, ingat dialog ini :

Gambar 125

Penggunaannya hendaklah ia digunakan bersama dengan Password (kata laluan). Jika Kumpulan Transaksi tertentu di tanda dengan salahsatu Pin ini, hanya pengguna yang tahu nombor dan kata laluan akan dapat masuk ke Kumpulan Transaksi itu untuk menambah data atau meminda data.

Ruang Lock Status

Ruang Lock Status (Status Kuncian) boleh digunakan untuk mengunci Kumpulan Transaksi tertentu. Sila lihat bab 6.5 Mengunci Kumpulan Transaksi.

Ruang Period

Ruang Period (Tempoh) boleh ditinggalkan dahulu. Secara automatik Sistem akan mengisi dengan 0 pada ruang ini. Period 0 bermakna Sistem akan secara automatik menuruti skim tempoh yang anda tetapkan dalam menu System | Run Setup | General Setting | Page 1. Untuk mengimbas kembali, berikut ialah gambaran dialog berkenaan :

Gambar 126