5.5.20 Mengendali Kod Harta Tetap
Sesebuah perniagaan akan membeli harta tetap (FIXED ASSETS) dari semasa ke semasa. Biasanya, akaun bagi harta tetap yang diperolehi tidak dibuka untuk tiap-tiap item, tetapi akaun dibuka bagi kategori-kategori, iaitu item yang dibeli direkodkan dibawah kategori yang sesuai. Contoh kategori-kategori yang biasa ialah Tanah, Bangunan, Mesin, Kenderaan, Peralatan Pejabat dan sebagainya.
Nota :
Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Harta Tetap dari sudut perakaunan.
Olehkerana Harta Tetap terdiri daripada beberapa kategori dan hanya jumlahnya sahaja yang akan ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira, maka kita perlu ada item induk dan anak induk bagi Harta Tetap. Kedua-duanya direkodkan melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.
Dalam contoh yang diberi oleh Sistem, harta tetap diletak dibawah Jenis Akaun FIXED ASSETS, iaitu skim kodnya 2000 - 2999.
Sistem membolehkan kita melaksanakan 2 pilihan bagi menunjukkan nilai Harta Tetap dalam Kunci Kira-Kira.
Pilihan pertama ialah hanya menunjukkan satu amaun bagi jumlah semua Harta Tetap, seperti berikut :
Gambar 97
Pilihan kedua ialah dipaparkan jumlah nilai bagi tiap-tiap kategori harta tetap, seperti berikut :
Gambar 98
Jika kita mahu pilihan pertama, maka dalam Carta Akaun kita perlu mempunyai satu kod induk bagi memegang jumlah nilai semua harta tetap. Dibawah kod induk pula ialah lain-lain kod yang mengandungi nama tiap-tiap kategori harta tetap. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Contoh pemberian kod dalam Carta Akaun mengikut pilihan pertama ialah seperti berikut :
Gambar 99
Jika kita mahu pilihan kedua, maka dalam Carta Akaun kita perlu mempunyai satu kod induk bagi tiap-tiap kategori harta tetap. Kemudian dibawah tiap-tiap kategori ialah lain-lain kod yang mengandungi nama tiap-tiap item harta tetap. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Contoh pemberian kod dalam carta Akaun mengikut pilihan kedua ialah seperti berikut :
Gambar 100
Kod berakhir dengan angka 5 dikhaskan untuk susutnilai terkumpul
Bagi kod Harta Tetap, kod berakhir dengan angka 5 dikhaskan untuk susutnilai terkumpul. Dalam contoh diatas, dapat dilihat : 2100/025, 2100/015, 2200/205 dan sebagainya.
Menyusun kod harta tetap dan kod susutnilai terkumpulnya
Biasanya kita mahu satu item Harta Tetap ditunjukkan rapat dengan akaun susutnilai terkumpulnya iaitu sebaiknya akaun susutnilai terkumpul bagi satu item Harta Tetap dipamirkan betul-betul dibaris bawah item Harta Tetapnya. Untuk mencapai keadaan ini, maka enam (6) angka pertama dalam kod item Harta Tetap dan kod Susutnilai terkumpulnya hendaklah sama. Dalam contoh diatas perhatikan kod 2300/300 bagi Mesin Fotostet dimana 6 angka pertama bagi kod susutnilai terkumpulnya adalah sama iaitu 2300/30 (Ingat bahawa digit ke 7 iaitu angka 5 diguna untuk menandakan ia satu item susutnilai terkumpul).
Berapa banyak item Harta Tetap boleh diisi
Jika anda menggunakan kod dari angka 2000 hingga 2999 untuk setiap item Harta Tetap, kita boleh mengisi sebanyak 999 item Harta Tetap. Ingat juga bahawa 2 digit pertama dari 3 digit terakhir boleh mengandungi 99 item lagi. Jika dikombinasikan kedua-dua belah kod itu, ini bermakna kita boleh mempunyai 999 x 99 = 98,901 item Harta Tetap.
Bagaimanapun secara praktikalnya, jika kita gunakan tiap-tiap 4 digit pertama sebagai item individu, maka Kunci Kira-Kira akan mempamirkan tiap-tiap item didalamnya. Ini kita tidak mahu, kerana jika banyak item harta tetap, maka Kunci Kira-Kira kita akan menjadi panjang, dimana ini bukan kebiasaan dalam amalan laporan perakaunan.
Untuk mengatasinya, kita mungkin hanya menggunakan kod 2000/000 sebagai kod induk dan kemudian menggunakan 2 angka pertama dari 3 angka terakhir untuk mengisi item individu Harta Tetap. Tetapi cara ini menghadkan kita hanya 99 item. Kita terpaksa menggunakan perisian lain (seperti perisian Microsoft Excel) untuk merekod item Harta Tetap jika item melebihi 99.
Membahagikan harta tetap mengikut kategori-kategori akan dapat merekodkan lebih banyak item (melebihi 99). Tiap-tiap kategori dijadikan item induk, maka dibawah tiap-tiap kategori kita akan dapat merekod 99 item individu. Jika dibawah satu kategori itu melebihi 99 item maka kita terpaksa menggunakan perisian lain (seperti perisian Microsoft Excel) untuk merekod.
No comments:
Post a Comment