5.5.10 Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan

5.5.10 Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Pemiutang Perniagaan (Trade Creditor). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai TRADE PEMIUTANG dibawah Jenis Akaun Liabiliti Semasa .

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu maksud Pemiutang Perniagaan dari segi perakaunan.

Kita perlu mempunyai satu akaun induk bagi memegang jumlah bagi semua Pemiutang Perniagaan. Item induk inilah yang akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira. Untuk membuat item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini melalui Carta Akaun sebagai item induk. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Hanya nama dan amaun bagi kod induk yang akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira.

Kita juga perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Pemiutang Perniagaan, ia sesuai dimasukkan dalam Jenis Akaun Liabiliti Semasa , oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 4000 hingga 4999.

Sebelum kita memilih 4 digit pertama dalam kod, kita harus ingat bahawa saiz nombor akan menentukan kedudukan dalam Jenis Akaun yang sama dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, jika kita mahu Pemiutang Perniagaan dipaparkan sebelum Pemiutang Bukan Perniagaan, maka 4 nombor pertamanya hendaklah lebih kecil dari Pemiutang Bukan Perniagaan. Contohnya, jika kod Pemiutang Bukan Perniagaan ialah 4020, maka kod bagi Pemiutang Perniagaan boleh jadi 4010, atau mana-mana nombor asalkan lebih kecil dari 4020.

Kod induk (bagi jumlah) dan kod anak induk bagi tiap-tiap pemiutang perniagaan dibawahnya hendaklah terdiri dari 4 angka pertama yang sama, diikuti dengan 3 angka terakhir. Bagi kod induk, 3 angka terakhir hendaklah 000. Bagi tiap-tiap akaun lain, 3 angka terakhir hendaklah selain dari 000, biasanya campuran abjad dan angka.

Saiz nombor dalam 3 angka terakhir juga menentukan susunan kedudukan dalam Carta Akaun dan penyata yang lebih terperinci. Abjad yang lebih awal akan dipaparkan lebih dahulu dari abjad yang terkemudian dan nombor yang lebih kecil akan dipaparkan lebih dahulu dari nombor yang lebih besar. Contohnya, A009 akan dipaparkan lebih dahulu dari D002.

Kod induk dan nama induk bagi Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am, tetapi kod anak induk dan nama individu tiap-tiap Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang.

Bila kita klik menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang, dialog bertajuk Pengendalian Fail Pemiutang (Kawalan Fail Pemiutang) akan kita perolehi seperti berikut :

Gambar 86

Melalui dialog ini kita akan memberi kod bagi tiap-tiap Pemiutang Perniagaan, menulis namanya dan mengisi maklumat-maklumat lain.

Klik butang Add (Tambah) untuk membolehkan kita mengisi maklumat Pemiutang Perniagaan. Isikan kod satu Pemiutang Perniagaan dalam ruang Creditor No (Nombor Pemiutang) mengikut panduan diatas. Isikan nama Pemiutang Perniagaan dalam ruang Name(Nama). Selepas mengisi kedua-dua ruang itu, klik butang Save (Simpan). (Ruang-ruang lain boleh diisi kemudian kerana tiada kaitan secara langsung dengan Lejar).

Pastikan anda mengisi kod bagi semua nama Pemiutang Perniagaan, kerana ia akan diperlukan bila kita mengisi baki-baki awal Pemiutang Perniagaan (melalui menu Pemiutang | Distribute Last Year Aging) dan apabila kita mengisi transaksi yang melibatkan Pemiutang Perniagaan (melalui menu Urusniaga | Transaction File Maintenance).

Berikut ialah contoh Carta Akaun yang telah diisi dengan kod-kod induk dan anak induk Pemiutang Perniagaan :

Gambar 87

Ingatan :

Bagi Pemiutang Perniagaan, kod induk 4000/000 diisi melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang.

Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui Penyelenggaraan A/K Lejar Am, kita akan menerima makluman seperti berikut : "Please Enter as Debtor or Creditor"- Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang

Gambar 88

Nota :

Sistem tidak begitu jelas dalam memberitahu bahawa Debtor dimaksudkan sebagai Penghutang Perniagaan (Trade Debtors) dan Pemiutang dimaksudkan sebagai : Pemiutang Perniagaan (Trade Creditor).

Dalam Kunci Kira-Kira, hanya jumlah besar dalam kod induk akan dipaparkan :

Gambar 89

Walaupun kod yang berakhir dengan 000 merupakan kod yang memegang jumlah besar, ia masih boleh diberi amaun melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Oleh itu berhati-hati supaya anda tidak tersilap memilih kod induk itu sebagai akaun yang didebitkan atau dikreditkan.

Nota :

Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan diberi contoh dalam buku ini kerana pada masa buku ini ditulis, standad dalam laporan perakaunan memerlukan item ini ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

Nota :

Walaupun senarai individu Pemiutang Perniagaan direkodkan melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang, tapi ia akan tersenarai dalam Carta Akaun juga.

Ingatan :

Memberi kod bagi item induk Pemiutang Perniagaan dibuat melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Kod bagi tiap-tiap individu Pemiutang Perniagaan pula diberi melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Kod bagi item induk Penghutang Perniagaan dibuat melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Sementara kod bagi tiap-tiap individu Penghutang Perniagaan diberi melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Kod bagi lain-lain akaun dilakukan melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.