5.4.2.1 Mengisi Ruang 'Nombor Akaun' (Nombor Kod)

5.4.2.1 Mengisi Ruang 'Nombor Akaun' (Nombor Kod)

Ruang ini mesti diisi, tidak boleh ditinggalkan kosong.

Ruang Nombor Akaun bermakna nombor kod bagi nama Akaun.

Ruang Nombor Akaun adalah ruang yang paling penting.

Isikan ruang Nombor Akaun dengan nombor kod akaun. Dibawah ini adalah panduan dalam memberi nombor kod akaun.

Nota :

Adalah lebih baik jika Sistem mengubah label NOMBOR AKAUN kepada CODE atau yang sesuai kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod supaya lebih cepat difahami.

5.4.2.1.1 Format Nombor Kod

Bagi sesebuah perniagaan, biasanya ia mempunyai berpuluh-puluh atau mungkin beratus-ratus nama Akaun. Tiap-tiap akaun hendaklah diberi kod yang unik.

Kod hendaklah diisi dalam format seperti berikut : xxxx/xxxx, iaitu empat (4) digit diikuti dengan tanda palang > ( / ) dan diikuti dengan tiga (3) digit terakhir. 'Digit' disini bermaksud angka atau abjad.

5.4.2.1.2 Akaun Tunggal, Akaun Induk Dan Akaun Anak Induk

Untuk memudahkan kita, kita kenalpasti satu-satu akaun dalam Carta Akaun itu samada ia akaun tunggal, akaun induk atau akaun anak induk.

Akaun induk ialah akaun yang mengandungi beberapa akaun lain didalamnya, dan akaun-akaun lain didalamnya kita panggil akaun anak induk. Akaun induk akan menampung jumlah bagi akaun-akaun anak induknya. Akaun tunggal ialah akaun yang tidak mempunyai akaun induk atau anak induk.

Untuk menjadikan satu-satu akaun itu akaun induk bagi akaun-akaun anak induknya, maka dua (2) syarat hendaklah dipenuhi :

1. Empat (4) angka pertama dalam kod bagi item induk dan item anak induknya hendaklah sama. Contohnya jika 4 angka pertama bagi kod item induk ialah 1234, maka 4 angka pertama dalam kod item anak induknya hendaklah 1234 juga.

2. Tiga (3) angka terakhir dalam kod bagi item induk hendaklah lebih kecil dari item anak-anak ; induknya. Olehkerana 3 angka terakhir dalam kod boleh terdiri dari campuran angka dan abjad, maka angka dianggap lebih kecil dari abjad. Oleh itu biasanya digunakan angka 000 kerana ia akan menjadi digit yang paling kecil. Contoh kod akaun induk : 1234/000.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun anak induk boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja atau campuran keduanya, asalkan lebih kecil dari angka item induk. Contohnya : 1234/A01.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun tunggal boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja (termasuk 000) atau campuran keduanya. Contohnya : 1234/B01 atau 1226/BBB atau 2345/000.

Nota :

Suatu akaun induk masih boleh didebit atau dikreditkan dengan amaun-amaun melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Oleh itu, semasa merekod transaksi, eloklah anda pastikan akaun induk tidak didebitkan atau dikreditkan dengan suatu amaun kerana jika ini berlaku maka tujuan diadakan akaun induk supaya memegang jumlah semata-mata tidak akan tercapai kerana tujuannya telah dilanggar.

5.4.2.1.3 Kaitan Antara Item Induk Dan Item Tunggal Dengan Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan dalam laporan Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi (yang mana berkenaan) dibawah label tertentu (Selepas ini kita akan ketahui bahawa label-label dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi adalah mewakili Jenis Akaun tertentu. Contoh label ialah Harta Tetap, Liabiliti Semasa, Aset Semasa, Modal dan sebagainya).

Akaun anak induk tidak ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi kerana amaunnya telah diwakili dalam akaun induknya.

5.4.2.1.4 Susunan Item Dalam Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Untuk mengingat kembali, dinyatakan disini bahawa akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan di Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi dibawah label-label yang berkenaan.

Saiz 4 angka pertama dalam kod akan menentukan kedudukan item dibawah label yang berkenaan dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Item yang mempunyai angka yang lebih kecil akan berada diatas item yang diberi kod yang lebih besar.

Contohnya, jika ada 2 item dibawah Jenis Akaun yang sama, satu diberi kod 1000 dan satu lagiberkod 1050, maka item berkod 1000 akan berada diatas kod yang diberi kod 1050 (keduanya dibawah label yang sama).

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 32

Contoh susunannya pada Kunci Kira-Kira :

Gambar 33

5.4.2.1.5 Susunan Item Anak Induk Dibawah Item Induknya

Bagi akaun anak induk, jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi angka, susunannya (dibawah akaun induknya) akan mengikut turutan angka. Akaun yang 3 angka terakhirnya lebih kecil akan ditayangkan lebih atas dari item yang angkanya lebih besar.

jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi abjad, susunannya dalam laporan akaun akan dipaparkan mengikut susunan abjad. Abjad yang lebih awal akan ditayangkan lebih awal.

Jika terdapat percampuran abjad dan angka, angka akan mendahului abjad.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 34

Kesan dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 35

Kesan dalam penyata akaun induk :

Gambar 36

5.4.2.1.6 Khusus Untuk Penghutang Perniagaan

Kod bagi item induk Penghutang Perniagaan dibina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Sila lihat bab 5.5.4 (Mengendali Kod Penghutang Perniagaan).

5.4.2.1.7 Khusus Untuk Pemiutang Perniagaan

Kod bagi item induk Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Sila lihat bab 5.5.10 (Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan).

5.4.2.1.8 Salah Anggap Keatas Skim Kod

Dari pengalaman penulis mengendali kelas-kelas UBS, ramai pelajar memberitahu bahawa mereka sendiri atau kenalan-kenalan mereka, beranggapan bahawa kod-kod mesti diberi berselang sepuluh. Contohnya, jika telah ada satu akaun berkod 3010-010, maka kod selanjutnya hendaklah sepuluh angka selepas itu, seperti 3020-010 atau 3010-020 dan sebagainya. Anggapan silap ini mungkin berlaku setelah mereka melihat contoh-contoh dari buku-buku yang mereka baca. Sebenarnya anggapan ini adalah silap. Kod-kod boleh diberi tanpa berselang sepuluh angka atau berselang berapa angka sekalipun. Tiap-tiap angka dari kod 0001-000 hingga 9999-999 boleh digunakan.

Satu lagi salah anggap ialah berkaitan kod-kod bagi Jenis Akaun. Dalam contoh-contoh yang diberi oleh Sistem, satu Jenis Akaun seolah-olah diberi satu kumpulan siri kod yang tertentu, contohnya Jenis Akaun Modal diberi siri 1000-1999, Jenis Akaun Perbelanjaan diberi siri 9000-9999 dan sebagainya. Sebenarnya, satu Jenis Akaun tidak perlu dibatasi oleh kumpulan siri kod tertentu.