14. Menutup Akaun

14. Menutup Akaun

Sistem Perakaunan UBS membenarkan kita menutup akaun secara bulanan dan tahunan. Bab selepas ini akan menerangkan bagaimana menutup akaun bulanan dan tahunan.

14.1 Menutup Akaun Bulanan

Untuk menutup akaun bagi bulan-bulan tertentu, kita guna menu Periodic | Close Month Account.

Jika akaun kita tak seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 359

Dialog ini memaklumkan bahawa akaun bulanan tidak boleh ditutup kerana akaun tidak seimbang.

Jika akaun seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 360

Dialog ini memaklumkan bahawa All batches will be locked (Semua kumpulan transaksi akan dikunci) dan No more transactions allowed for Period 1 (Tiada transaksi dibenarkan lagi bagi Tempoh berkenaan).

Masukkan Password (Kata Laluan) kemudian klik butang OK.

Setelah siap, kita akan menerima makluman berikut :

Gambar 361

("Month end successfully done" = "Akhir bulan dibuat dengan jayanya").

(Nota : Kita masih boleh menambah atau mengubah transaksi yang telah dikunci dengan menggunakan Boss Menu (Sila lihat bab 18.2 Mengendali Boss Menu )).

14.2 Menutup Akaun Tahunan

Untuk menutup akaun setiap tahun, kita gunakan menu Periodic | Year End Processing.

Kita akan menerima dialog bertajuk Year End Processing (Prosesan Akhir Tahun) seperti ini :

Gambar 362

Dialog ini memberitahu bahawa setelah akaun ditutup, semua transaksi bagi tahun ini akan dibuang (All transactions for this year will be removed). Oleh itu, sebelum kita menutup akaun, kita hendaklah memastikan 2 perkara :

1. Pastikan bahawa semua laporan telah dicetak (Make sure that you have printed all reports). Anda harus menyediakan banyak kertas untuk mencetak setiap data dan laporan. Sila lihat bab 14.3 Mencetak Data Dan Laporan.

2. Pastikan bahawa semua data telah disalin kedalam direktori lain (Make sure that you have copy all data files into another sub-directory). Gunakan menu Periodic | Backup untuk menyalin data. Sila lihat bab 14.4 Membuat Salinan Data.

Jadi, adalah penting kita membuat salinan data terlebih dahulu dan mencetak semua data dan laporan kerana program akan membuang semua data bagi tahun semasa dan cuma meninggalkan jumlah-jumlah bagi baki akhir sahaja (untuk dijadikan baki awal bagi tahun hadapan).

Dialog ini juga memberitahu bahawa Sistem akan menutup akaun setakat tempoh bulan ke 12 (The program will close the account at period 12). (Kita boleh mengubah tempoh penutupan dengan menggantikan angka 12 itu jika perlu. Ini perlu apabila kadang-kadang sesebuah perniagaan mengubah tempoh perakaunan menjadi lebih atau kurang dari 12 bulan kerana sebab-sebab tertentu).

Nota : Sebenarnya, setelah akaun ditutup, data-data dan laporan-laporan akan disimpan dalam direktori yang lain daripada direktori semasa. Dalam tahun perakaunan baru, Sistem akan membuang data tahun yang telah ditutup daripada direktori semasa. Apa yang tinggal dalam direktori semasa ialah baki-baki amaun dan data-data yang perlu sahaja, iaitu data-data dalam Kunci Kira-Kira. Data-data bagi PenyataUntungrugi akan dibuang. Sistem tidak memberitahu di direktori mana data bagi tahun yang ditutup itu disimpan. Akibatnya, bagi pengguna biasa, mereka akan mengalami kesukaran untuk melihat semula data dan akan menganggap data telah betul-betul hilang. Daripada pemerhatian, didapati Sistem membina satu direktori untuk menyimpan data berkenaan. Direktori itu biasanya berada selepas direktori tahun semasa, dan namanya biasanya ialah DATAxxx dimana xxx merujuk kepada Tahun Perakaunan yang ditutup (contohnya DATA2004). Contohnya, jika data tahun semasa berada di C:\UBSACC, maka selepas ditutup satu direktori baru dibina selepasnya iaitu C:\UBSDATA\DATA2004. Berbagai fail yang menyimpan data bagi Tahun Perakaunan yang ditutup itu akan disimpan dalam direktori baru ini

Selepas klik OK kita akan diminta memberi pengesahan :

Gambar 363

Selepas klik Yes :

Gambar 364

“Year end successfully done” = “Prosesan akhir tahun telah berjaya.”

Selepas klik OK, kita akan kembali ke skrin kosong. Ini bermakna akaun telah ditutup.

Dalam proses menutup akaun, Jika akaun tidak seimbang, kita akan menerima makluman seperti ini :

Gambar 365

("Batches not balance. Cannot do year end processing" = "Kumpulan transaksi tidak seimbang. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.").

Jika tiada Kumpulan Transaksi ditemui, kita akan menerima makluman berikut :

Gambar 366

No batch found. Cannot do year end processing; = Tiada Kumpulan Transaksi ditemui. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Sekurang-kurangnya satu Kumpulan Transaksi hendaklah diujudkan.

Jika akaun bagi Keuntungan (Kerugian) Terkumpul (Retained Earnings) tidak ditanda dengan tanda PA pada Carta Akaun, Sistem akan memberi makluman berikut :

Gambar 367

No account mark with ‘PA’ in special account. Cannot do year end processing = Tiada akaun ditanda dengan PA pada Akaun Khas. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun untuk keterangan lanjut.

Jika tiada transaksi pada Tempoh ke 12, makluman berikut akan muncul :

Gambar 368

No transaction for period 12. Cannot do year end processing = Tiada transaksi untuk Tempoh ke 12. Prosesan akhir tahun tidak dapat dibuat.

Jika memang tiada data bagi tempoh 12 (Contohnya perniagaan dorman), anda terpaksa merekodkan satu transaksi olok-olok dengan amaun kosong.

14.2.1 Kesan-Kesan penutupan akaun :

14.2.1.1 Kesan Kepada Kumpulan Transaksi

Kumpulan Transaksi ke 13 akan di ubah secara automatik kepada Kumpulan 1. Sila klik menu Urusniaga | Organise Batches untuk melihat kesannya.

Gambar 369

Dalam contoh diatas, Kumpulan Transaksi (Batch No) 1 hingga 6 asalnya adalah Kumpulan Transaksi 13 hingga 18.

14.2.1.2 Kesan Kepada Data Transaksi

Data bagiTahun Perakaunan yang ditutup akan disimpan dalam satu direktori yang dibina sendiri oleh Sistem. Direktori itu biasanya berada selepas direktori tahun semasa, dan namanya biasanya ialah DATAxxx dimana xxx merujuk kepada Tahun Perakaunan yang ditutup (Contohnya DATA2004). Contohnya, jika data tahun semasa berada di C:\UBSACC, maka selepas ditutup satu direktori baru dibina selepasnya iaitu C:\UBSDATA\DATA2004. Berbagai fail yang menyimpan data bagi Tahun Perakaunan yang ditutup itu akan disimpan dalam direktori baru ini.

Contoh :

Gambar 370

Dalam contoh diatas, Sistem telah menambah direktori DATA2004 kepada direktori D:\MY_COMPANY_BHD untuk menyimpan data bagi Tahun Perakaunan 2004 yang telah ditutup.

Kita boleh memeriksa melalui My Computer bahawa anak direktori ini telah diujudkan. Contoh :

Gambar 371

Data bagi tahun perakaunan yang ditutup yang melibatkan akaun Untungrugi akan dipadam dari data Tahun Perakaunan Semasa dan jumlahnya akan masukkan dalam Akaun Untungrugi Terkumpul (Retained Earnings).

Data bagi Tahun Perakaunan yang bertarikh selepas tahun perakaunan yang ditutup tidak akan dipadam. Sila lihat melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga :

Gambar 372

Dalam contoh diatas, data ini asalnya direkodkan sebagai Kumpulan Transaksi 13 (Batch No 13) dalam Tahun Perakaunan yang telah ditutup, tetapi sekarang ditunjukkan sebagai Kumpulan Transaksi 1 (Batch No 1) dalam Tahun Perakaunan Baru.

Dalam contoh diatas juga, data ini asalnya direkodkan dalam Tempoh 13 (Period 13) dalam Tahun Perakaunan yang telah ditutup , tetapi sekarang ditunjukkan sebagai berada dalam Tempoh 1 (Period 1) dalam Tahun Perakaunan baru. (Ingat bahawa Sistem membenarkan data sehingga ke Tempoh 18, jadi data bagi tempoh 1 hingga 12 akan ditutup manakala data bagi tempoh 13 hingga 18 akan tinggal dalam fail Sistem).

Data bagi tahun perakaunan baru disimpan dalam direktori yang sama (dalam berbagai fail).

Kita masih boleh membuka data bagi Tahun Perakaunan yang telah ditutup untuk melihat semula data, mengubah dan membuat pindaan dan menutupnya semula. Sila lihat bab 14.4 Membuka Data Tahun Perakaunan Yang Telah Ditutup.

14.2.1.3 Kesan Kepada Tempoh Stok Akhir

Tempoh ke 13 dalam Tempoh Perakaunan lama dalam senarai Stok Akhir akan menjadi Tempoh 1 dalam Tahun Perakaunan baru, begitulah seterusnya hingga Tempoh 18. Sila gunakan menu Lejar | Maintain Stock Values untuk memeriksa.

14.2.1.4 Kesan Kepada Senarai Tempoh

Tempoh ke 13 (Period 13) dalam Tahun Perakaunan yang ditutup akan menjadi Tempoh 1 (Period 1) dalam Tahun Perakaunan Baru, dan begitulah seterusnya.

Contoh :

Gambar 373

Dalam contoh diatas, Sistem telah membina sendiri senarai Tempoh hingga Tempoh ke 18. Sila semak senarai ini, kerana ada kemungkinan senarai ini tidak mengikut keperluan anda.

14.2.1.5 Kesan Kepada Senarai Akaun Dalam Carta Akaun

Senarai Akaun dalam Carta Akaun tidak akan berubah.

14.2.1.6 Kesan Kepada Senarai Pemiutang

Senarai Pemiutang dalam dialog Pengendalian Fail Pemiutang tidak akan berubah.

14.2.1.7 Kesan Kepada Senarai Penghutang

Senarai Pemiutang dalam dialog Pengendalian Fail Penghutang tidak akan berubah.

14.2.1.8 Kesan Kepada Senarai Harta Tetap

Senarai Harta Tetap dalam dialog Fixed Assets Description tidak akan berubah.

14.2.1.9 Kesan Kepada Baki Awal

Sistem akan membina sendiri senarai baki-baki awal bagi Tahun Perakaunan baru. Sila guna menu Lejar | Enter Opening Balances. Contoh hasil seperti berikut :

Gambar 374

14.2.1.10 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Penghutang Perniagaan

Sistem akan membina dan menyesuaikan senarai umur hutang Penghutang Perniagaan. Guna menu Debtors | Distribute Last Year Aging. Contoh hasil :

Gambar 375

14.2.1.11 Kesan Kepada Senarai Umur Hutang Pemiutang Perniagaan

Sistem akan membina dan menyesuaikan senarai umur hutang kepada Pemiutang Perniagaan. Guna menu Creditors | Distribute Last Year Aging.

14.2.1.12 Kesan Kepada Angka Bandingan

Sistem akan dengan sendirinya menghasilkan angka-angka bagi tahun lepas dalam laporan-laporan yang berkenaan seperti Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi :

Gambar 376

14.2.1.13 Kesan Kepada Tarikh Dalam Tempoh Perakaunan

Sistem akan mengenalpasti dengan sendirinya tarikh permulaan dan tarikh tutup bagi Tahun Perakaunan Baru. Sila guna menu Sistem | Run Setup | General Setting :

Gambar 377

14.2.1.14 Kesan Kepada Tarikh-Tarikh Transaksi

Dalam Tahun Perakaunan baru, Sistem telah mengenal tarikh-tarikh dalam tempoh itu, oleh itu jika anda merekodkan data (melalui menu Transactions | Pengendalian Urusniaga) yang bertarikh diluar tempoh itu, anda akan diberi makluman :

Gambar 378

Makluman ini tidak menghalang anda merekodkan tarikh diluar tempoh perakaunan semasa.

14.2.1.15 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Kepada Pemiutang

Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya.

14.2.1.16 Kesan Kepada Senarai Inbois Belum Dibayar Penghutang

Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya.

14.2.2 Mencetak Data Dan Laporan

Ditekankan sekali lagi bahawa adalah penting kita mencetak semua data dan laporan sebelum menutup akaun tahunan kerana Sistem akan membuang semua data bagi tahun semasa dan cuma meninggalkan jumlah-jumlah bagi baki akhir sahaja (untuk dijadikan baki awal bagi tahun hadapan).

Anda akan memerlukan banyak masa untuk mencetak kerana anda terpaksa klik pada tiap-tiap menu dan anak menu untuk mencari mana-mana data yang mesti di cetak.

Berikut ialah contoh beberapa menu yang membolehkan kita mencetak data yang berkenaan :

Senarai Baki Awal – menu Lejar | Enter Opening Balance | Print.

Senarai Akaun Am – menu Lejar | Cetak Carta Akaun | General Ledger Accounts | OK.

Senarai Penghutang – menu Lejar | Cetak Carta Akaun | Debtors Accounts | OK.

Senarai Pemiutang – menu Lejar | Cetak Carta Akaun | Pemiutang Accounts | OK.

Senarai Semua akaun – menu Lejar | Cetak Carta Akaun | All Above | OK.

Angka tahun lepas – menu Lejar | Enter Last Year Figure | Print.

Nilai-nilai stok – menu Lejar | Maintain Stock Values | Print.

Tajuk-tajuk projek – menu Lejar | Maintain Project Titles | Print.

Senarai Kadar Matawang – menu Lejar | Foreign Currency | Rate Maintenance | Print.

Baki-Baki awal dalam matawang asing – menu Lejar | Foreign Currency | Opening Balance | Print.

Senarai transaksi matawang asing – menu Lejar | Foreign Currency | Transaction Listing | OK | Printer.

Dalam sesetengah menu, kita tidak dibenarkan mencetak jika data berkenaan telah dikunci. Anda harus membuka kuncian dahulu sebelum mencetak data yang berkenaan.

14.2.3 Membuat Salinan Data

Salinan data mesti dibuat sebelum akaun tahunan ditutup kerana Sistem akan memadam semua data berkaitan tahun semasa dan hanya ringkasan data akan ditinggalkan, berserta data-data bagi 6 bulan selepas akhir tahun.

Selain dari itu, data juga perlu disalin dari semasa ke semasa untuk tujuan keselamatan.

Untuk menyalin data, gunakan menu Periodic | Backup.

Gambar 379

Data boleh disalin ke disket. Untuk menyalin data ke disket, klik pada butang dikanan label Select Diskette Drive (Pilih Pacuan Disket), kemudian pilih dipacuan mana disket berada. (Dalam contoh diatas, disket berada di pacuan A:).

Jika data banyak dan disket tidak muat, Sistem akan meminta anda memasukkan disket yang seterusnya. Oleh itu, sediakan lebih dari satu disket kosong bila membuat salinan kedisket.

Jika anda memilih pacuan yang bukan pacuan disket, satu ruang akan timbul dikanannya :

Gambar 380

(Dalam contoh diatas, pacuan D: telah dipilih, dimana pacuan ini bukan pacuan disket, oleh itu timbul ruang dikanannya).

Anda seharusnya memilih pacuan disket dan bukan pacuan lain bagi ruang Select Diskette Drive ini, jadi pastikan tiada ruang tambahan muncul dikanan label ini.

Kita juga boleh memilih untuk membuat salinan ke cakera keras dengan mengisi ruang HardDisk Directory (Direktori Cakera Keras).. Anda boleh menulis sendiri pada ruang ini, atau anda boleh klik padanya untuk memperolehi dialog bertajuk Select Directory (Pilih Direktori) seperti berikut :

Gambar 381

Direktori yang anda pilih akan masuk ke ruang Harddisk Directory.

Secara automatik, Sistem akan membuat salinan ke cajera keras seperti yang dinyatakan dalam ruang Default Directory. Biasanya, ini adalah directori dimana Sistem dipasang.

Pastikan kotak Backup index files bertanda.

Selepas klik butang Backup, kita akan menerima dialog pengesahan seperti berikut :

Gambar 382

Klik Yes. Selepas itu kita akan menerima makluman dalam ruang seperti berikut :

Gambar 383

Selepas beberapa saat, kita akan menerima makluman bahawa proses menyalin telah siap :

Gambar 384

(“Backup Completed” = “Kerja menyalin selesai”)

Anda harus mengingat dimana salinan data disimpan, ini kerana Sistem tidak memberi peluang kepada anda untuk menamakan fail bagi salinan yang dibuat. Secara automatik, nama salinan fail itu ialah BACKUP.ACC. Anda harus memberi nama direktori atau melabel disket yang sesuai bagi kandungan salinannya. Dari nama direktori atau label disket itu sahajalah anda boleh mengagak kandungannya.

Komen :

>Sistem tidak memberi peluang kepada anda untuk menamakan fail bagi salinan yang dibuat.

(Anda boleh membuat beberapa salinan dari satu masa ke satu masa, dan setiap satu salinan mengandungi data yang sedikit berbeza diantara satu sama lain. Jadi, adalah penting anda mengenalpasti sesatu salinan itu mengandungi data sehingga ke tempoh mana dengan memberi label yang sesuai pada disket atau memberi nama direktori yang baik deskripsinya).

Dengan menggunakan menu Periodic | Backup seperti diatas untuk menyalin data, kita tidak boleh menyalin data ke CD, kerana belum ada keupayaan menyalin ke CD dibina kedalam Sistem.

Nota :

Sistem belum memberi keupayaan untuk kita menyalin data ke CD (cakera Liut).

Data yang di salin tidak akan dapat digunakan begitu sahaja. Untuk membolehkan data digunakan, kita harus melaksanakan operasi Restore (Pemulihan) dahulu. Ini ditangani dalam bab 14.2.4 Menggunakan Salinan Data berikut ini.

Olehkerana adanya keperluan menggunakan operasi Restore, maka cara Copy dan Paste dari Windows Explorer tidak sesuai digunakan.

14.2.4 Menggunakan Salinan Data

Seperti dinyatakan dalam bab 14.2.3 Membuat Salinan Data, salinan data tidak dapat digunakan kecuali setelah operasi Restore (Pemulihan) dilaksanakan keatas salinan itu.

Kita gunakan menu Periodic | Restore untuk melaksanakan operasi pemulihan :

Gambar 385

Pilih lokasi dimana salinan berada. Pilih satu lokasi sahaja. Jika anda mahu membuat pemulihan dari Disket, isikan ruang Select Diskette Drive dan kosongkan ruang HardDisk Directory. Jika anda mahu membuat pemulihan dari cakera keras, isikan ruang-ruang Select Diskette Drive dan Harddisk Directory dengan lokasi yang sama. Anda tentu tidak boleh membuat pemulihan dari dua lokasi serentak. .

Gambar 386

Selepas kita klik butang Restore, kita diminta menulis perkataan RESTORE di satu ruang :

Gambar 387

Kemudian klik butang Restore sekali lagi. Ini akan diikuti dengan dialog pengesahan :

Gambar 388

Selepas klik Yes, operasi pemulihan akan bermula :

Gambar 389

Setelah beberapa saat, makluman menyatakan bahawa pemulihan telah selesai akan dipaparkan :

Gambar 390

(“Restore Completed” = “Pemulihan Selesai”)

Klik OK. Selepas itu, klik menu Sistem | Exit dan memperoleh dialog Select Company seperti berikut :

Gambar 391

Dari sini barulah kita boleh memilih data yang hendak kita kerjakan.

Penting : Data yang kita pulihkan dari salinan, akan menggantikan data dalam direktori dimana salinan itu dipindahkan. Oleh itu, pastikan bahawa salinan yang dipulihkan adalah mengandungi data yang terkini.

Jika anda pasti bahawa data dalam direktori semasa adalah terkini, anda tidak perlu memulihkan data dari salinan, tapi teruskan bekerja dalam direktori semasa itu. Pulihkan salinan hanya jika data dalam direktori semasa mengalami masalah seperti tidak dapat dibuka, terkena virus dan sebagainya.

14.3 Tahun Perakaunan Baru

Berikut ialah beberapa fakta bagi Tahun Perakaunan baru setelah kita menutup akaun bagi satu-satu tempoh perakaunan sebelumnya :

1. Antaramuka yang sama masih digunakan untuk membuka fail data, iaitu melalui dialog Select Company. Pilih nama perniagaan dan direktori yang sama seperti sebelumnya. Sistem menggunakan direktori dan fail yang sama bagi Tahun Perakaunan baru.

2. Apabila kita telah membuka fail perniagaan itu (melalui dialog Select Company), kita akan dapati :

2.1. Carta Akaun (Chart Of Accounts) masih utuh dan boleh terus digunakan.

2.2. Baki Awal (Opening Balances) telah tersedia bagi Tahun Perakaunan baru.

2.3. Senarai Penghutang Perniagaan, Pemiutang Perniagaan, Harta Tetap dan Stok masih utuh dan boleh terus digunakan.

2.4. Tarikh Tutup Bagi Tempoh Perakaunan Terdahulu (Last Accounting Year Closing Date) dalam dialog General Setting telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.5. Tarikh Awal dan Tarikh Akhir bagi Tahun Perakaunan Semasa (This Accounting Year) dalam dialog General Setting telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.6. Tarikh-tarikh dalam laporan-laporan akan dikemaskinikan oleh Sistem dengan sendirinya.

2.7. Kumpulan Transaksi (Batch Of Transactions) telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.8. Data transaksi bagi tahun lepas telah dikeluarkan dari direktori tahun perakaunan semasa kerana ia telah disimpan dalam direktori berasingan.

2.9. Data transaksi bagi tahun perakaunan semasa masih utuh.

2.10. Senarai Stok Awal (Opening Stock) dan Stok Akhir (Closing Stock) telah dikemaskinikan oleh Sistem.

2.11. Senarai Tempoh Perakaunan (Period Listing) telah dikemaskinikan.

2.12. Analisa umur hutang oleh Penghutang Perniagaan (Debtors Aging) telah dkemaskinikan.

2.13. Analisa umur hutang kepada Pemiutang Perniagaan (Creditors Aging) telah dikemaskinikan.

2.14. Angka-angka bandingan dalam laporan (yang mana berkenaan) telah dikemaskinikan.

2.15. Sistem akan menjangka anda memasukkan transaksi bertarikh mengikut Tahun Perakaunan baru (semasa).

14.4 Membuka Data Tahun Perakaunan Yang Telah Ditutup

Data Tahun Perakaunan yang telah ditutup disimpan oleh Sistem dalam direktori selepas direktori semasa. Sebagai contoh, jika direktori semasa ialah di D:\AKAUN_ABC maka direktori bagi data yang ditutup itu ialah di D:\AKAUn_ABC\DATAXXXX dimana XXXX mewakili Tahun Perakaunan yang ditutup, iaitu contohnya D:\AKAUN_ABC\DATA. Direktori ini akan di pamirkan dalam dialog Select Company. Jadi, anda boleh mengakses data bagi tahun yang telah ditutup melalui dialog Select Company.

Perlu diingatkan sekali lagi, jika anda telah mengakses data bagi tahun perakaunan yang telah ditutup, anda harus mengingat dengan sendiri bahawa anda sedang bekerja dengan data bagi tahun perakaunan yang telah ditutup, kerana Sistem tidak memberitahu anda bahawa anda sedang berinteraksi dengan data tahun perakaunan yang mana.

Komen :

Sistem tidak memberitahu anda bahawa anda sedang berinteraksi dengan data tahun perakaunan yang mana.