Nota Sistem Perakaunan UBS: November 2011

30 November 2011

5.4 Membina Carta Akaun

(Carta Akaun = Chart Of Accounts)

Carta Akaun ialah senarai kod dan nama akaun dan butiran mengenai akaun–akaun bagi sesebuah perniagaan.

Carta Akaun sesebuah perniagaan boleh dibuat secara automatik atau secara manual. Membina secara automatik lebih selamat kerana dapat mengelak dari akaun tidak seimbang.

Bagaimanapun, pengetahuan membina carta secara manual sangat perlu kerana kemungkinan besar pembinaan secara automatik tidak menghasilkan akaun-akaun yang bersesuaian sepenuhnya dengan perniagaan anda, maka anda masih perlu menokok tambah akaun, membuang akaun dan mengedit akaun.

Carta Akaun hendaklah dibina sebelum baki awal dan data transaksi diisi.

5.4.1 Contoh Carta Akaun

Carta Akaun mengandungi 5 ruang – ACCOUNT, A/C DESCRIPTION, Accounts Type (Jenis Akaun), SA (Special Account) dan TYPE, seperti kelihatan dalam gambar berikut :

Gambar 29

Jika anda telah berjaya memasang Sistem, Chart Of Accounts (Carta Akaun) boleh dilihat melalui menu Ledger | Print Chart of Accounts.

Berikut ialah contoh sebahagian Carta Akaun :

Gambar 30

5.4.2 Membina Carta Akaun Secara Manual

Membina Carta Akaun secara automatik menggunakan menu System | Clear Files | Generate Sample Charts ialah cara yang paling mudah dan selamat. Bagaimanapun mungkin ini tidak menghasilkan semua kod dan nama akaun yang diperlukan dalam perniagaan kita. Oleh itu, kita masih perlu tahu bagaimana menambah, mengubah atau membuang isi pada Carta Akaun secara manual.

Untuk membina Carta Akaun secara manual, caranya ialah seperti berikut :

Klik menu Ledger | General Ledger Maintenance. Kita akan nampak dialog bertajuk General Ledger Maintenance seperti ini :

Gambar 31

Klik butang Add (Tambah). Sistem akan mengosongkan semua ruang untuk sedia diisi.

Berikut ialah panduan untuk mengisi ruang-ruang di dialog ini.

29 November 2011

5.4.2.1 Mengisi Ruang 'Nombor Akaun' (Nombor Kod)

Ruang ini mesti diisi, tidak boleh ditinggalkan kosong.

Ruang Nombor Akaun bermakna nombor kod bagi nama Akaun.

Ruang Nombor Akaun adalah ruang yang paling penting.

Isikan ruang Nombor Akaun dengan nombor kod akaun. Dibawah ini adalah panduan dalam memberi nombor kod akaun.

Nota :

Adalah lebih baik jika Sistem mengubah label NOMBOR AKAUN kepada CODE atau yang sesuai kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod supaya lebih cepat difahami.

5.4.2.1.1 Format Nombor Kod

Bagi sesebuah perniagaan, biasanya ia mempunyai berpuluh-puluh atau mungkin beratus-ratus nama Akaun. Tiap-tiap akaun hendaklah diberi kod yang unik.

Kod hendaklah diisi dalam format seperti berikut : xxxx/xxxx, iaitu empat (4) digit diikuti dengan tanda palang > ( / ) dan diikuti dengan tiga (3) digit terakhir. 'Digit' disini bermaksud angka atau abjad.

5.4.2.1.2 Akaun Tunggal, Akaun Induk Dan Akaun Anak Induk

Untuk memudahkan kita, kita kenalpasti satu-satu akaun dalam Carta Akaun itu samada ia akaun tunggal, akaun induk atau akaun anak induk.

Akaun induk ialah akaun yang mengandungi beberapa akaun lain didalamnya, dan akaun-akaun lain didalamnya kita panggil akaun anak induk. Akaun induk akan menampung jumlah bagi akaun-akaun anak induknya. Akaun tunggal ialah akaun yang tidak mempunyai akaun induk atau anak induk.

Untuk menjadikan satu-satu akaun itu akaun induk bagi akaun-akaun anak induknya, maka dua (2) syarat hendaklah dipenuhi :

1. Empat (4) angka pertama dalam kod bagi item induk dan item anak induknya hendaklah sama. Contohnya jika 4 angka pertama bagi kod item induk ialah 1234, maka 4 angka pertama dalam kod item anak induknya hendaklah 1234 juga.

2. Tiga (3) angka terakhir dalam kod bagi item induk hendaklah lebih kecil dari item anak-anak ; induknya. Olehkerana 3 angka terakhir dalam kod boleh terdiri dari campuran angka dan abjad, maka angka dianggap lebih kecil dari abjad. Oleh itu biasanya digunakan angka 000 kerana ia akan menjadi digit yang paling kecil. Contoh kod akaun induk : 1234/000.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun anak induk boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja atau campuran keduanya, asalkan lebih kecil dari angka item induk. Contohnya : 1234/A01.

Tiga (3) angka akhir dalam kod akaun tunggal boleh diisi dengan huruf sahaja atau angka sahaja (termasuk 000) atau campuran keduanya. Contohnya : 1234/B01 atau 1226/BBB atau 2345/000.

Nota :

Suatu akaun induk masih boleh didebit atau dikreditkan dengan amaun-amaun melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Oleh itu, semasa merekod transaksi, eloklah anda pastikan akaun induk tidak didebitkan atau dikreditkan dengan suatu amaun kerana jika ini berlaku maka tujuan diadakan akaun induk supaya memegang jumlah semata-mata tidak akan tercapai kerana tujuannya telah dilanggar.

5.4.2.1.3 Kaitan Antara Item Induk Dan Item Tunggal Dengan Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan dalam laporan Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi (yang mana berkenaan) dibawah label tertentu (Selepas ini kita akan ketahui bahawa label-label dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi adalah mewakili Jenis Akaun tertentu. Contoh label ialah Harta Tetap, Liabiliti Semasa, Aset Semasa, Modal dan sebagainya).

Akaun anak induk tidak ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi kerana amaunnya telah diwakili dalam akaun induknya.

5.4.2.1.4 Susunan Item Dalam Kunci Kira-Kira Dan Untungrugi

Untuk mengingat kembali, dinyatakan disini bahawa akaun induk dan akaun tunggal akan ditayangkan di Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi dibawah label-label yang berkenaan.

Saiz 4 angka pertama dalam kod akan menentukan kedudukan item dibawah label yang berkenaan dalam Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Item yang mempunyai angka yang lebih kecil akan berada diatas item yang diberi kod yang lebih besar.

Contohnya, jika ada 2 item dibawah Jenis Akaun yang sama, satu diberi kod 1000 dan satu lagiberkod 1050, maka item berkod 1000 akan berada diatas kod yang diberi kod 1050 (keduanya dibawah label yang sama).

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 32

Contoh susunannya pada Kunci Kira-Kira :

Gambar 33

5.4.2.1.5 Susunan Item Anak Induk Dibawah Item Induknya

Bagi akaun anak induk, jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi angka, susunannya (dibawah akaun induknya) akan mengikut turutan angka. Akaun yang 3 angka terakhirnya lebih kecil akan ditayangkan lebih atas dari item yang angkanya lebih besar.

jika 3 digit terakhir semuanya mengandungi abjad, susunannya dalam laporan akaun akan dipaparkan mengikut susunan abjad. Abjad yang lebih awal akan ditayangkan lebih awal.

Jika terdapat percampuran abjad dan angka, angka akan mendahului abjad.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 34

Kesan dalam Penyata Untungrugi :

Gambar 35

Kesan dalam penyata akaun induk :

Gambar 36

5.4.2.1.6 Khusus Untuk Penghutang Perniagaan

Kod bagi item induk Penghutang Perniagaan dibina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Sila lihat bab 5.5.4 (Mengendali Kod Penghutang Perniagaan).

5.4.2.1.7 Khusus Untuk Pemiutang Perniagaan

Kod bagi item induk Pemiutang Perniagaan dibina melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am, tetapi kod bagi item anak induknya dibina melalui menu Pemiutang | Pengendalian Fail Pemiutang. Sila lihat bab 5.5.10 (Mengendali Kod Pemiutang Perniagaan).

5.4.2.1.8 Salah Anggap Keatas Skim Kod

Dari pengalaman penulis mengendali kelas-kelas UBS, ramai pelajar memberitahu bahawa mereka sendiri atau kenalan-kenalan mereka, beranggapan bahawa kod-kod mesti diberi berselang sepuluh. Contohnya, jika telah ada satu akaun berkod 3010-010, maka kod selanjutnya hendaklah sepuluh angka selepas itu, seperti 3020-010 atau 3010-020 dan sebagainya. Anggapan silap ini mungkin berlaku setelah mereka melihat contoh-contoh dari buku-buku yang mereka baca. Sebenarnya anggapan ini adalah silap. Kod-kod boleh diberi tanpa berselang sepuluh angka atau berselang berapa angka sekalipun. Tiap-tiap angka dari kod 0001-000 hingga 9999-999 boleh digunakan.

Satu lagi salah anggap ialah berkaitan kod-kod bagi Jenis Akaun. Dalam contoh-contoh yang diberi oleh Sistem, satu Jenis Akaun seolah-olah diberi satu kumpulan siri kod yang tertentu, contohnya Jenis Akaun Modal diberi siri 1000-1999, Jenis Akaun Perbelanjaan diberi siri 9000-9999 dan sebagainya. Sebenarnya, satu Jenis Akaun tidak perlu dibatasi oleh kumpulan siri kod tertentu.

28 November 2011

5.4.2.2 Mengisi Ruang 'Butiran Akaun’

Ruang ini mesti diisi, tidak boleh ditinggalkan kosong.

Ruang ini diguna untuk memberi nama kepada kod akaun yang dinyatakan dalam ruang Nombor Akaun.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label Butiran Akaun kepada Nama Akaun kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan nama akaun.

26 November 2011

5.4.2.3 Mengisi Ruang ‘Akaun Khas'

5.4.2.3 Mengisi Ruang ‘Akaun Khas’

Ruang ini sangat penting bagi akaun yang bertindak sebagai Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul. Jika kod (dalam ruang Nombor Akaun) nama akaun (dalam ruang Butiran Akaun) berfungsi sebagai Keuntungan/(Kerugian) Terkumpul, ruang Akaun Khas hendaklah diisi dengan tanda PA, kerana :

1. Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, amaun bagi keuntungan/(kerugian) terkumpul tidak akan timbul dalam Kunci Kira-Kira, akibatnya Kunci Kira-Kira akan kelihatan tidak seimbang.

2. Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, akaun tahunan tidak akan dapat ditutup.

Akaun Khas ini juga berguna untuk mengaitkan kod akaun dengan laporan-laporan tertentu (selain dari laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi). Contohnya, jika kita mahu satu kod akaun itu dilibatkan dalam laporan Tunai, kita isi ruang ini dengan tanda CA (Cash Account).

Selain dari item PA dan CA, ada 20 item lain dalam senarai Akaun Khas yang boleh kita gunakan untuk mengaitkan satu-satu akaun dengan laporan tetentu. Berikut ialah senarai penuh item :

1. OS - Opening Stock - Profit & Loss (Stok Awal Untungrugi)

2. CS - Closing Stock - Profit & Loss (Stok Akhir Untungrugi)

3. BS - Balance Sheet Stock (Stok Kunci Kira-Kira)

4. MA - Manufacturing Account (Akaun Pengilangan)

5. PA - Profit Account (Akaun Untungrugi Terkumpul)

6. PV - Payment Voucher (Baucer Bayaran)

7. OR - Other Receipt (Resit Lain)

8. CR - Credit Account (Akaun Kredit)

9. >HD - Header (Tajuk Utama)

10. T0 - Subtotal Level 0 (Jumlah Kecil Tahap 0)

11. T1 - Subtotal Level 1 (Jumlah Kecil Tahap 1)

12. T2 - Subtotal Level 2 (Jumlah Kecil Tahap 2)

13. T9 - Current Total (Jumlah Semasa)

14. TD - Total Description (Keterangan Jumlah)

15. TX - No subtotal (Tiada Jumlah Kecil)

16. D0 - Display zero account (Tayangkan akaun kosong)

17. DP - Depreciation account (Akaun Susutnilai)

18. BK - Bank account (Akaun Bank)

19. CA - Cash Account (Akaun Wang)

20. S1 - Spacing (Ruang)

21. ST - Sales Tax Account (Akaun Cukai Jualan)

22. PT - Purchase Tax Account (Akaun Cukai Belian)

Berikut ialah keterangan lebih lanjut mengenai item-item pilihan dalam senarai Akaun Khas :

MA adalah ringkasan bagi Manufacturing Account (Akaun Pengilangan). Ia digunakan untuk mengaitkan kod akaun dengan Akaun Pengilangan. Kod akaun yang ditanda dengan item ini akan muncul dalam penyata Akaun Pengilangan (penyata ini dapat diakses melalui menu Laporan | Akaun Perkilangan).

Bermaksud Cash (Tunai). Ia digunakan untuk mengaitkan kod akaun dengan penyata Aliran Tunai. Ia sesuai bagi akaun-akaun bank dan wang panjar supaya kita dapat melihat aliran tunai melalui menu Laporan | Penyata Aliran Tunai.

Bermakna Depreciation (Susutnilai harta tetap). Ini berguna untuk membina Penyata Aliran Tunai. Dalam penyata ini, susutnilai akan ditolak dari pengiraan keuntungan. Oleh itu, biasanya akaun yang perlu ditanda dengan DP ialah akaun-akaun susutnilai harta tetap. Penyata Aliran Tunai dapat diakses melalui menu Laporan | Penyata Aliran Tunai.

Bermaksud Bank Reconciliation (Penyesuaian Bank). Digunakan pada akaun-akaun bank. Tujuannya supaya kita dapat mengendali penyata penyesuaian bank. Penyata penyesuaian bank diakses melalui menu Laporan | Laporan Selanjutnya (1) | Penyesuaian Bank.

Bermaksud Payment Voucher (Baucer Bayaran). Biasanya digunakan pada akaun-akaun bank. Bila tanda ini diberi, setiap kali akaun bank itu dikreditkan, akan muncul ruang untuk kita mengisi butir-butir bayaran dan kita boleh terus mencetak baucer bayaran.

Bermaksud Header (Tajuk Induk). Sesuai digunakan keatas akaun-akaun yang kita mahu jadikan tajuk induk dalam satu siri kod. Sila baca bab 5.4 Membina Carta Akaun untuk memahami skim kod dalam carta akaun. Disitu diterangkan mengenai kod induk. Kod induk akan memegang jumlah bagi beberapa akaun lain yang berada dibawahnya (kod anak induk).

Bermaksud Single Line (garisan sebaris). Digunakan bersama dengan HD. Dalam laporan-laporan seperti Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi, kita boleh menggunakan tanda ini supaya tajuk induk (HD) akan mempunyai satu garisan dibawahnya.

Bermaksud Double Line (garisan dua baris). Digunakan bersama dengan HD. Dalam laporan-laporan seperti Kunci Kira-Kira atau Penyata Untungrugi, kita boleh menggunakan tanda ini supaya Tajuk Induk (HD) akan mempunyai dua baris garisan dibawahnya.

S1-S9

S bermaksud Line-Spacing (Baris kosong). S1 bermakna satu baris kosong, S2 bermakna 2 baris kosong, S3 bermakna 3 baris kosong, begitulah seterusnya hingga S9. Digunakan untuk laporan-laporan. Contohnya, S3 akan menyebabkan ada 3 baris kosong selepas tajuk laporan dengan isi laporan, S2 akan menyebabkan ada 2 baris kosong selepas tajuk laporan dengan isi laporan. Begitulah seterusnya.

s1 juga bermaksud Line-Spacing (Baris kosong), tapi dimaksudkan kepada baris sebelum sesuatu tajuk dalam laporan. Ia akan menyebabkan ada 1 baris kosong sebelum tajuk laporan. Ambil perhatian bahawa tiada s2, s3 dan sebagainya, hanya ada s1 (dalam huruf kecil).

CR bermaksud Credit (Kredit). Ia digunakan bersama dengan HD. Ia akan menyebabkan jumlah amaun kredit dalam satu-satu jumlah kecil (sub-total) bagi sesuatu kumpulan (group) dicetak sebagai positif (tanpa tanda tolak atau tanda kurungan).

D0 bermakna Display Zero (tayangkan kosong). Ini bermakna jika akaun berkenaan berjumlah kosong, ia akan ditayangkan juga dalam laporan.

T0-T9

T bermakna Sub-Total (Jumlah Kecil). T0 adalah jumlah kecil yang paling asas dan T9 adalah jumlah yang paling besar. Dalam laporan, jumlah-jumlah kecil biasanya dijumlah-jumlahkan lagi sesama mereka berperingkat-peringkat. T9 adalah peringkat yang paling akhir, biarpun jarang kita alami menjumlahkan jumlah kecil hingga 9 peringkat.

TD bererti Total Description (Deskripsi Jumlah). Ia ada kaitan dengan T0-T9 diatas. Tanda ini akan menyebabkan tanda T0-T9 dipaparkan dalam cetakan laporan.

TX bermaksud No Total (Tiada Jumlah). Kesannya ialah jumlah yang kosong dalam laporan tidak akan dicetak.

Senarai ini dapat kita perolehi bila kita klik kepala anak-panah dikanan ruang Akaun Khas. Kita akan jumpa dialog bertajuk Senarai Akaun Khas yang mengandungi senarai item Akaun Khas :

Gambar 37

Klik (untuk memilih) pada satu baris yang sesuai, kemudian klik butang Ok. Akaun Khas yang kita pilih akan masuk kedalam ruang Akaun Khas dalam dialog tadi (dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am).

Nota :

1. Ruang ini tidak perlu diisi bagi semua akaun.

2. Ia hanya perlu diisi bagi akaun Keuntungan / (Kerugian Terkumpul dan akaun yang hendak kita kaitkan dengan laporan tertentu (selain Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi), seperti laporan Aliran Tunai.

3. Melalui ruang ini juga kita boleh menetapkan label-label bagi laporan dan menentukan samada tajuk laporan mempunyai format garis-garis tertentu dibawahnya.

5.4.2.4 Mengisi Ruang 'Bahagian'

5.4.2.4 Mengisi Ruang 'Department' (Bahagian)

Bahagian mungkin lebih sesuai dimaksudkan sebagai Pusat Kos. Sesetengah Perniagaan mengenalpasti adanya pusat-pusat kos dalam operasi perniagaan mereka.

Jika anda mengenalpasti pusat-pusat kos dalam perniagaan anda dan jika anda mahu mengaitkan akaun yang anda sedang rekodkan dengan Pusat Kos tertentu, isikan ruang Bahagian dengan nama Pusat Kos itu.

Jika kita klik kepala anak-panah dikanan ruang Bahagian, kita akan jumpa dialog bertajuk Department Listing (Senarai Bahagian) seperti ini :

Gambar 38

Jika anda belum pernah mengisi satu pun nama Bahagian diruang Bahagian, dialog ini akan kosong sahaja (seperti diatas), tetapi jika anda sudah pernah mengisi ruang Bahagian, senarai Bahagian akan ada dalam dialog, seperti contoh berikut :

Gambar 39

Klik pada satu nama Bahagian, kemudian klik butang Ok. Nama Bahagian yang anda klik tadi akan masuk ke ruang Bahagian dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Untuk memadam (mengeluarkan) satu nama Bahagian dari senarai dalam dialog Department Listing, caranya tidak mudah. Caranya ialah cari kod akaun yang ruang Bahagian nya telah diisi dengan nama Bahagian yang hendak dipadam itu, kemudian kosongkan ruang Bahagian itu, dan kemudian klik butang Simpan. Satu demi satu akaun yang terlibat hendaklah dicari. Setelah tiada nama Bahagian itu dalam mana-mana kod, barulah nama Bahagian itu tidak akan tersenarai dalam dialog Departmental Listing.

5.4.2.5 Mengisi Ruang 'Kod Negara'

5.4.2.5 Mengisi Ruang 'Country Code' (Kod Negara)

Klik pada kepala anak-panah dikanan ruang Kod Negara. Kita akan menerima satu dialog bertajuk Penyenaraian Mata Wang :

Gambar 40

Jika dialog ini tidak mengandungi apa apa senarai, ini bermakna anda belum pernah mengisi senarai matawang asing dan kadar pertukaran matawang asing. Untuk mengisi senarai matawang asing dan kadar pertukaran matawang asing, gunakan menu Lejar | Menu Mata Wang Asing | Penyelenggaraan Ukuran.

Jika dialog ini mengandungi senarai mata wang, anda boleh klik pada satu item dalam senarai untuk memilih item itu. Kemudian klik butang OK. Dialog ini akan hilang dan item tadi akan masuk dalam ruang Kod Negara dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Sila lihat bab 10 (Mengendali Matawang Asing) untuk keterangan lanjut.

Ruang ini tidak semestinya diisi. Ia boleh ditinggalkan kosong jika akaun tertentu tidak melibatkan pertukaran mata wang asing.

Kesan kita mengisi ruang Kod Negara ialah seperti berikut : Jika kita mengisi ruang ini, Sistem akan meminta kita mengisi amaun dalam matawang asing apabila kita mengisi butiran transaksi (melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga) yang melibatkan akaun ini.

Matawang asal yang digunakan bagi setiap transaksi ditetapkan melalui menu Sistem | Penentuan Kedudukan | Penentuan Umum | M.S 3. Di Malaysia, Sistem mengenalpasti matawang RM secara automatik.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label Kod Negara kepada Kod Matawang kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan nama atau kod matawang.

5.4.2.6 Mengisi Ruang 'Jenis Akaun'

Untuk mengisi ruang ini, klik (untuk menanda) pada salah satu kotak yang sesuai dibahagian separuh bawah dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am ini :

Gambar 40a

Klik (tanda) pada satu kotak sahaja. Item pada kotak yang kita tanda akan disalin keruang Jenis Akaun.

Sebagai pilihan cara lain, anda boleh juga klik pada kepala anak-panah dikanan ruang Jenis Akaun. Kita akan menerima satu dialog bertajuk Penyenaraian Jenis-Jenis Akaun :

Gambar 41

Klik (untuk memilih) pada Jenis Akaun yang sesuai, kemudian klik butang Ok. Pilihan anda akan masuk kedalam ruang Jenis Akaun dalam dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Ada 15 item dalam senarai Jenis Akaun :

1 – Modal.

2 – Liabiliti Jangka Panjang.

3 – Lain-Lain Liabiliti.

4 – Harta Tetap.

5 – Lain-Lain Harta.

6 – Aset Semasa.

7 – Liabiliti Semasa.

8 – Jualan.

9 – Pelarasan Jualan.

10 – Kos Jualan.

11 – Lain-Lain Pendapatan.

12 – Perbelanjaan.

13 – Cukai Perniagaan.

14 – Perdapatan Luar Jangka.

15 – Akaun Pembahagian Keuntungan.

Tiap-tiap satu kod akaun perlu dikaitkan dengan satu Jenis Akaun. Jadi, ruang Jenis Akaun mesti diisi. Jika anda tidak mengisi ruang ini dan anda klik butang Simpan, anda akan menerima pesanan berikut :

Gambar 42

25 November 2011

5.4.2.6.1 Kaitan Antara Jenis Akaun Dengan Kunci Kira-Kira

Terdapat kaitan antara Jenis Akaun dengan laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi. Tiap-tiap item Jenis Akaun akan menjadi tajuk-tajuk utama dalam salah satu laporan-laporan itu. Berikut ialah contoh bagaimana Jenis Akaun akan dipamirkan dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 43

Dalam contoh diatas, ditunjukkan Jenis Account Aset Tetap, Lain-Lain Aset dan Aset Semasa. Lain-lain Jenis Akaun berada dibawah Jenis-Jenis Akaun itu dan tidak kelihatan dalam gambar diatas.

Susunan Jenis-Jenis Akaun dalam Kunci Kira-Kira ditetapkan melalui menu Sistem | Penentuan Kedudukan | Penentuan Umum. Satu dialog bertajuk Pemasangan Am akan muncul.

Gambar 43a

>Klik pada tab M.S. 3. Lihat pada kotak dibawah label Menukar Format A/K Kunci Kira-Kira. Disinilah susunan dalam Kunci Kira-Kira bagi Jenis-Jenis Akaun ditetapkan. Perhatikan huruf A mewakili Modal, B mewakili Liabiliti Jangka Panjang dan seterusnya.

Untuk menukar susunan Jenis Akaun dalam Kunci Kira-Kira, tukar susunan dalam kotak dibawah label Menukar Format A/K Kunci Kira-Kira, kemudian klik butang OK (Jangan klik butang Kembali ke Asal kerana ini akan menyebabkan susunan asal dikekalkan iaitu DEFGIABCO).

23 November 2011

5.4.2.6.2 Kaitan Antara Jenis Akaun Dengan Penyata Untungrugi

Gambar 44

Dalam contoh diatas, ditunjukkan Jenis Akaun Jualan dan Pelarasan Jualan. Berikut ialah sambungan kepada laporan diatas dimana ditunjukkan Jenis Akaun Kos Barang Yang Dijual dan Lain-Lain Pendapatan :

Gambar 45

Berikut ialah sambungan seterusnya kepada laporan diatas dimana ditunjukkan Jenis Akaun Perbelanjaan :

Gambar 46

Lain-lain Jenis Akaun berada dibawah Jenis-Jenis Akaun itu dan tidak kelihatan dalam gambar diatas.

Susunan Jenis Akaun dalam Penyata Untungrugi tidak boleh ditukar.

22 November 2011

5.4.2.7 Mengisi Ruang 'Kumpul Ke'

Anda boleh biarkan ruang ini seadanya. Secara automatik ia akan diisi dengan nombor kod yang sama dengan yang terdapat dalam ruang Nombor Akaun.

Kita boleh gunakan menu Laporan | Cetak Kumpulan untuk melihat ringkasan bagi kumpulan tertentu.

Satu kumpulan tertentu terdiri dari akaun-akaun yang mempunyai empat (4) angka pertama yang sama dalam kod masing-masing.

21 November 2011

5.4.2.8 Mengisi Ruang 'Angka Tahun Lalu'

Angka Tahun Lalu ialah baki akhir bagi akaun ini bagi tahun perakaunan sebelum tahun perakaunan sekarang.

Tujuan ruang ini ialah supaya dalam laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi akan ditunjukkan amaun bagi akaun ini bagi tahun lepas bersebelahan dengan amaun bagi tahun semasa sebagai perbandingan.

Ruang ini hanya perlu diisi sekali sahaja iaitu pada pertamakali kita menggunakan Sistem. Pada tahun-tahun berikutnya, setelah kita menutup akaun bagi tahun perakaunan tertentu, Sistem akan menghasilkan angka-angka bandingan dengan sendirinya.

Kita boleh juga mengisi angka tahun lepas melalui menu Lejar | Enter Last Year Figure. (Nota : Sistem tidak menterjemah kedalam Bahasa Melayu).

Jangan kelirukan ruang ini dengan angka baki awal yang anda isi melalui menu Lejar | Masukkan Baki Permulaan. Jika anda hanya mengisi baki awal melalui menu Lejar | Masukkan Baki Permulaan, maka laporan Kunci Kira-Kira dan Penyata Untungrugi tidak akan menunjukkan angka perbandingan bagi tahun terdahulu bersebelahan dengan amaun tahun semasa.

Ini bermakna, anda perlu mengisi baki awal sebanyak 2 kali, sekali melalui menu Lejar | Masukkan Baki Permulaan (untuk tujuan kemaskini Lejar) dan sekali lagi melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am (untuk tujuan angka bandingan) atau melalui menu Lejar | Enter Last Year Figure.

5.4.2.9 Selepas Mengisi Ruang-Ruang

Selepas anda mengisi ruang-ruang yang berkenaan, klik butang Save (Simpan). Ini akan merekod maklumat ke cakera keras. Selepas itu, klik butang Exit (Keluar).

Jika kita mengisi satu kod yang telah sedia ada, makluman berikut akan muncul :

Gambar 47

20 November 2011

5.4.3 Membina Carta Akaun Secara Automatik

Berikut ialah langkah membina Carta Akaun secara automatik :

Klik menu Sistem | Fail/Kembalikan Contoh A/K. Setelah itu kita akan temui dialog bertajuk Fail/Kembalikan Contoh A/K seperti ini :

Gambar 48

Klik pada pilihan ketiga iaitu Hapus Carta A/K & Urs. Kedua-duanya, mengembalikan A/K Demo. (Pilihan pertama dan kedua tidak akan menghasilkan Carta Akaun). Selepas klik, kita akan melihat senarai jenis perniagaan dibawahnya :

Gambar 49

Senarai itu ialah :

1. Syarikat Perniagaan

2. Pusat Latihan

3. Agensi Pelancongan

4. Industri Pengilangan

5. Industry Tekstil

6. Hartanah

7. Koperasi Sekolah

8. Perkongsian

Pilih jenis aktibiti perniagaan yang bersesuaian. Klik OK. Dialog pengesahan akan muncul :

Gambar 50

Klik Ya. Dalam beberapa saat, Sistem akan memaklumkan bahawa pembinaan Carta Akaun telah siap :

Gambar 51

Klik OK.

Kita boleh memeriksa samada Carta Akaun telah dihasilkan. Untuk tujuan ini, klik menu Lejar | Cetak Carta Akaun. Kita akan nampak dialog bertajuk Cetak Carta Akaun seperti berikut :

Gambar 52

Pilih Semua Diatas. Kemudian klik butang OK. Kita akan melihat Carta Akaun berkenaan. Contohnya seperti berikut :

Gambar 53

Gambar 54

Gambar 55

Gambar�56

Gambar 57

Gambar 58

Gambar 59

Gambar 60

Klik butang Pencetak untuk mencetak ke mesin pencetak. Klik Paparkan untuk previu di atas skrin. Klik butang Excel untuk menyalin data kedalam perisian Microsoft Excel. Jika sudah, klik butang Keluar.

18 November 2011

5.4.4 Mencari Akaun Dalam Carta Akaun

Dari masa ke semasa, kita perlu mencari kod akaun dan nama akaun untuk tujuan seperti mengisi transaksi dan sebagainya. Kita boleh gunakan menu Lejar | Cetak Carta Akaun. Dari situ kita boleh mencari satu persatu kod akaun dan nama akaun yang disenaraikan.

Jika kita sedang mengisi maklumat transaksi, kita tidak perlu menggunakan menu Lejar | Cetak Carta Akaun. Untuk mengisi maklumat transaksi, kita gunakan menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga. Disini, kita hanya perlu dwi-klik pada ruang No A/K :

Gambar 61

Bila kita dwi-klik pada ruang ini, satu tetingkap bertajuk Penyenaraian Akaun yang mengandungi senarai kod dan nama akaun akan timbul :

Gambar 62

Klik pada satu nombor akaun untuk membuat pilihan.

Jika bilangan akaun begitu banyak dan sukar mencari, anda boleh menggunakan ruang Keterangan (Kiri) pada tetingkap Penyenaraian Akaun ini. Anda hanya perlu mengingat huruf-huruf awal bagi ejaan nama akaun yang dicari dan tuliskannya pada ruang itu. Sistem akan mencarikannya untuk anda dan mempamirkannya pada tetingkap.

Jika anda hanya ingat huruf-huruf ditengah nama akaun, gunakan ruang Keterangan (Tengah) iaitu tuliskan huruf-huruf yang anda ingat itu pada ruang ini. Sistem akan mencarikannya untuk anda dan mempamirkannya pada tetingkap.

Jika anda ingat hanya sebahagian kod, gunakan ruang No A/K. Contohnya jika anda tuliskan angka 3 pada ruang ini, semua kod yang bermula dengan angka 3 akan dipamirkan di tetingkap.

17 November 2011

5.4.5 Memadam Akaun Dari Carta Akaun

Kadang kadang kita memasukkan kod akaun yang salah, atau kita tidak suka dengan ejaan bagi nama akaun yang telah kita rekodkan, atau selepas beberapa tahun, ada kemungkinan sesuatu nama akaun itu tidak diperlukan lagi. Itu adalah beberapa contoh alasan untuk kita memadam kod atau nama akaun dari senarai pada Carta Akaun.

Untuk memadam satu akaun, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Kita akan nampak dialog bertajuk Penyelenggaraan A/K Lejar Am seperti berikut :

Gambar 63

Gunakan butang Atas, Sebelum, Selepas atau Bawah untuk mencari nama akaun yang kita hendak padam. Atau, gunakan butang Cari untuk mencari akaun berkenaan. Selepas jumpa (butiran akan dipaparkan pada dialog ini), klik pada butang Padam.

Selepas kita klik butang Padam, kadang-kadang kita akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 64

Ini bermakna Sistem tidak membenarkan kita memadam nama akaun ini kerana akaun ini masih mempunyai baki. Klik OK untuk menamatkan makluman ini.

Jika akaun yang hendak dipadam tidak mempunyai baki, Sistem akan meminta pengesahan seperti berikut :

Gambar 65

Klik Ya jika kita mahu memadam, atau klik Tidak jika kita menarikbalik keputusan memadam akaun itu.

Untuk memeriksa samada akaun itu telah benar-benar dipadam, anda boleh memeriksanya melalui menu Lejar | Cetak Carta Akaun.

16 November 2011

5.4.6 Meminda Kod Dan Nama Akaun Dalam Carta Akaun

Untuk meminda atau mengubah kod akaun atau nama (deskripsi) satu-satu akaun, kita gunakan Menu Boss.

Sila rujuk pada bab 18.2 (Menggunakan Menu Boss) untuk cara mendapatkan menu ini.

Selepas kita masuk ke Menu Boss, kita akan peroleh dialog berikut, dimana terdapat butang bertulis Tukar Nombor Akaun :

Gambar 65a

Bila kita klik butang ini, kita akan menerima dialog bertajuk Tukar Nombor Akaun seperti berikut :

Gambar 66

Disini, kita perlu mengisi ruang No. Akaun Lama), No. Akaun Baru) dan Jenis Akaun (bagi akaun yang baru).

Selepas itu, klik butang OK. Kita akan jumpa semula dialog Menu Boss. Pada menu ini, klik butang Applikasi. Kemudian klik butang Keluar. Seharusnya pertukaran telah dilakukan oleh Sistem.

Jika kita mengisi No. Akaun (baru) tetapi nombor ini telah diguna untuk akaun lain, kita akan menerima makluman seperti berikut :

Gambar 67

Kita boleh memeriksa samada pertukaran telah dibuat dengan betul dengan menggunakan menu Lejar | Cetak carta Akaun. Semak samada akaun lama telah tiada dan akaun baru telah disenaraikan.

15 November 2011

5.5 Contoh-Contoh Mengendali Kod Akaun

Bab-bab berikut ini mengandungi contoh-contoh mengendali kod-kod akaun. Akaun-akaun ini adalah yang biasa ditemui dalam laporan perakaunan.

Diharap dengan contoh-contoh ini akan mempercepatkan pemahaman anda dalam mengendali Sistem Perakaunan UBS.

5.5.1 Mengendali Kod Modal Berbayar

Modal berbayar biasanya ialah satu item yang perlu ditayangkan di Kunci Kira-Kira dibawah Jenis Akaun Modal. Oleh itu kita harus jadikan item ini satu item tunggal atau item induk.

Untuk memberi kod bagi item Modal Berbayar, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Seperti kita maklum format kod ialah xxxx/xxx.

Contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 68

Contoh hasil dalam Kunci Kira-Kira :

Gambar 69

Mengikut contoh yang diberi oleh Sistem, Modal Berbayar diberi kod 1000/000.

Nota :

1. Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Modal, Modal Berbayar dan Modal Dibenarkan dari segi perakaunan.

2. Standad (piawai) dalam laporan perakaunan memerlukan item Modal Berbayar ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

5.5.2 Mengendali Kod Keuntungan Terkumpul

Modal berbayar biasanya ialah satu item yang perlu ditayangkan di Kunci Kira-Kira dibawah Jenis Akaun Modal. Oleh itu kita harus jadikan item ini satu item tunggal atau item induk.

Untuk memberi kod bagi item Keuntungan/(Kerugian) terkumpul, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Penting : semasa mencatitkan kod akaun (melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K

Lejar Am ) bagi Keuntungan Terkumpul, pastikan ruang SA (Akaun Khas) bagi akaun ini di set sebagai PA (Profit Account).

Jika akaun ini tidak di set sebagai PA, amaun bagi keuntungan terkumpul tidak akan timbul dalam Kunci Kira-Kira dan Kunci Kira-Kira akan kelihatan tidak seimbang.

Penting : Juga, jika akaun ini tidak di set sebagai PA, akaun tahunan tidak akan dapat ditutup.

Contoh dalam Carta Akaun :

Nota :

1. Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul dari segi perakaunan.

2. Standad dalam laporan perakaunan juga memerlukan item Keuntungan / (Kerugian) Terkumpul ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira.

Gambar 70

5.5.3 Mengendali Kod Rizab

Contoh Rizab (RESERVES) ialah Rizab Am (General Reserves), Rizab Penggantian Harta (Assets Replacement Reserves) dan sebagainya.

Standad dalam laporan perakaunan memerlukan item Rizab ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira. Sebab itulah, item ini diberi contoh dalam buku ini.

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Rizab dari segi perakaunan.

Untuk memberi kod bagi item Rizab, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am.

Untuk memberi kod bagi item ini, kita mesti terlebih dahulu mengenalpasti dibawah Jenis Akaun (Jenis Akaun) apakah item ini berada (Ingat, ada 15 item dalam Jenis Akaun). Nampaknya, item ini sesuai berada dibawah Jenis Akaun Modal (CAPITAL).

Mengikut contoh Carta Akaun, Jenis Akaun Modal diberi skim kod 1000. Oleh kerana kod 1000 telah kita beri kepada Modal Berbayar dan 1005 kita beri kepada Keuntungan Terkumpul, maka kita boleh gunakan mana-mana nombor lain dalam siri 1000. Katakan 1009.

Jika kita mahu item ini ditayangkan dalam Kunci Kira-Kira, maka kita harus jadikan item ini item induk, iaitu kodnya berakhir dengan 000. Oleh itu kod penuhnya ialah 1009/000.

5.5.4 Mengendali Kod Penghutang Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Perniagaan (Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai Penghutang Perniagaan (TRADE DEBTORS) dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS (Aset Semasa).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Perniagaan dari segi perakaunan.

Sistem memberi dua (2) menu untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Perniagaan, iaitu menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am dan menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang.

Menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am digunakan untuk merekod item induk sementara menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang digunakan untuk merekod kod item anak induknya.

Item anak induk bagi Penghutang Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Perniagaan sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang (dan akan ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira).

Menetapkan kod item induk Penghutang Perniagaan

Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Dalam contoh Carta yang diberikan oleh Sistem, 4 angka pertama dalam kod ialah 3000. Kita boleh terima angka ini.

Kita perlu mempunyai satu item induk bagi memegang jumlah bagi semua Penghutang Perniagaan, Item induk inilah yang akan dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira. Untuk membuat item induk ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira, kita perlu set item ini melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am sebagai item induk. Item induk ialah item yang kodnya berakhir dengan 000. Oleh itu kod penuhnya ialah 3000/000 bagi item induk Penghutang Perniagaan.

Menetapkan kod item anak induk bagi Penghutang Perniagaan

Senarai terperinci nama dan maklumat tiap-tiap satu Penghutang perniagaan hendaklah dicatitkan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Bila kita klik menu ini, dialog bertajuk Pengendalian Fail Penghutang (Kawalan Fail Penghutang) akan kita perolehi :

Gambar 71

Melalui dialog ini kita akan memberi kod bagi tiap-tiap Penghutang, menulis nama Penghutang dan mengisi maklumat-maklumat lain bagi Penghutang itu.

Klik butang Add (Tambah) untuk membolehkan kita mengisi maklumat setiap satu Penghutang perniagaan dalam ruang-ruang yang berkenaan :

Mengisi ruang 'Debtor No' (Nombor Penghutang)

Ruang Debtor No (Nombor Penghutang) ialah untuk kita memberi kod kepada tiap-tiap satu Penghutang Perniagaan.

Komen :

Nampaknya lebih sesuai jika Sistem mengubah label DEBTOR NO kepada DEBTOR CODE kerana sebenarnya ruang ini perlu diisi dengan kod.

Empat (4) angka pertama dalam kod hendaklah sama dengan empat (4) angka pertama dalam kod item induk. Jika kita beri kod bagi item induk sebagai 3000, maka empat (4) angka pertama bagi setiap Penghutang Perniagan mestilah 3000 juga.

Tiga (3) angka terakhir boleh diisi dengan campuran angka dan huruf. Contoh-contoh yang diberi oleh Sistem mencadangkan supaya digit paling kiri dalam 3 digit terakhir itu diisi dengan huruf permulaan nama Penghutang dan 2 digit terakhir diisi dengan nombor.

Contoh-contoh ialah seperti berikut :

Nama Penghutang Perniagaan : Kod Penuh

Syarikat ABC Sdn Bhd : 3000/A01

Syarikat DEF Sdn Bhd : 3000/D01

Syarikat GHI Sdn Bhd : 3000/G01

Siam Chemical Ltd : 3000/S02

Nama nama Penghutang Perniagaan yang dimasukkan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang ini akan dipaparkan dalam Carta Akaun.

Berikut ialah contoh dalam Carta Akaun :

Gambar 72

Berikut pula ditunjukkan item TRADE DEBTORS dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira kerana item itu di set sebagai item induk dalam Carta Akaun :

Gambar 73

Pastikan anda mengisi semua nama-nama Penghutang perniagaan, kerana ia akan diperlukan bila kita mengisi baki-baki awal Penghutang perniagaan (melalui menu Penghutang | Distribute Last Year Aging) dan apabila kita mengisi transaksi yang melibatkan Penghutang perniagaan (melalui menu Urusniaga | Transaction File Maintenance).

Komen :

Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu standad dalam laporan perakaunan, tetapi Sistem tidak memberi kemudahan untuk mengenal perbezaan ini.

Ingat, bagi Penghutang Perniagaan, kod induk diisi melalui menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am tetapi senarai individu hendaklah diisi melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang. Jika kita cuba mengisi senarai individu melalui dialog Penyelenggaraan A/K Lejar Am, kita akan menerima makluman seperti berikut : Please Enter as Debtor or Creditor ("Sila rekodkan sebagai Penghutang atau Pemiutang")

Gambar 74

5.5.5 Mengendali Kod Penghutang Bukan Perniagaan

Biasanya sesebuah perniagaan mempunyai ramai Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors). Jumlah besarnya biasanya ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira sebagai OTHER DEBTORS dibawah Jenis Akaun CURRENT ASSETS.

Penghutang Bukan Perniagaan (Non-Trade Debtors) kadang-kadang disebut juga sebagai Lain-Lain Penghutang (Other Debtors).

Nota :

Sedikit sebanyak anda perlu mengetahui maksud Penghutang Bukan Perniagaan dari segi perakaunan.

Untuk merekod kod bagi akaun-akaun Penghutang Bukan Perniagaan, kita gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am. Menu ini kita gunakan untuk merekod item induk dan item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan.

Item anak induk bagi Penghutang Bukan Perniagaan ialah senarai tiap-tiap Penghutang Bukan Perniagaan, sementara item induk ialah akaun yang akan memegang jumlah besar bagi semua Penghutang-Penghutang Bukan Perniagaan.

Menetapkan kod item induk Penghutang Bukan Perniagaan

Kita perlu menetapkan 4 angka pertama yang sesuai dalam kod bagi item induk. Bagi Penghutang Bukan Perniagaan, ia sesuai berada dalam Jenis Akaun CURRENT ASSETS, oleh itu 4 angka pertama dalam kod hendaklah antara 3000 hingga 3999. Jika ada nombor yang telah digunakan, pilihlah nombor yang lain.

Saiz empat (4) digit pertama dalam kod akan menentukan susunan item dalam Jenis Akaun nya dalam Kunci Kira-Kira. Nombor yang lebih besar akan dipaparkan kemudian dari nombor kod yang lebih kecil. Contohnya kod 3000/000 akan dipaparkan terlebih dahulu dari kod 3005/000 kerana 3000 lebih kecil dari 5000.

Sila lihat gambar berikut :

Gambar 75

Dalam contoh ini, TRADE DEBTORS diberi kod 3000 dan OTHER DEBTORS diberi kod 3005, sebab itulah TRADE DEBTORS disenaraikan lebih atas dari OTHER DEBTORS. Dalam Kunci Kira-Kira, biasanya OTHER DEBTORS (Penghutang Bukan Perniagaan) dipaparkan selepas TRADE DEBTORS (Penghutang Perniagaan) :

Setelah kita menetapkan empat angka pertama dalam kod, kita perlu pula menetapkan 3 angka terakhirnya. Tiga (3) angka terakhir ini akan menentukan samada item ini dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira atau tidak. Jika angkanya 000, maka ia akan dipaparkan di Kunci Kira-Kira. Oleh kerana kita mahu item induk dipaparkan di Kunci Kira-Kira, maka kita beri nombr 000 pada kodnya. Jadi, jika 4 digit pertamanya ialah 3005, maka kod penuhnya ialah 3005/000.

Menetapkan kod item anak induk Penghutang Bukan Perniagaan

Untuk memasukkan senarai tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, 4 digit pertama dalam kod tiap-tiap nama Penghutang Bukan Perniagaan hendaklah sama dengan 4 digit pertama kod induk Penghutang Bukan Perniagaan. Contohnya, Penghutang Bukan Perniagaan bernama Aroma Trading hendaklah diberi kod 3005 dalam 4 digit pertamanya. Tiga (3) digit terakhir bagi Aroma Trading hendaklah bukan 000 (untuk mengelak dari dipaparkan dalam Kunci Kira-Kira), contohnya A01, jadi kodnya ialah 3005/A01.

Dalam contoh berikut, ada 3 Penghutang Bukan Perniagaan dalam Carta Akaun, iaitu Aroma Trading, Baroma Trading dan Caroma Trading :

Gambar 76

Perhatikan bagaimana 4 digit pertama dalam kod bagi ketiga-tiga Penghutang Bukan Perniagaan itu adalah sama dengan kod induk mereka (OTHER DEBTORS) iaitu 3005, dan 3 digit terakhir pula bukan 000 kerana 000 dalam 3 digit terakhir digunakan oleh kod induk.

Nota :

Mengasingkan Penghutang kepada Penghutang Perniagaan dan Penghutang Bukan Perniagaan adalah satu piawai dalam laporan perakaunan.

Jika kita cuba mengisi kod Pemiutang Bukan Perniagaan melalui menu Penghutang | Pengendalian Fail Penghutang, Sistem tidak akan membenarkan dan Sistem akan memberi makluman seperti berikut :

Gambar 77

(Code number must be from 3000 to 3000 = Nombor kod mestilah dari 3000 hingga 3000).