18.2 Mengendali Menu Boss

18.2 Mengendali Menu Boss

Untuk mendapatkan menu Boss, klik menu Sistem | Exit. Selepas kita klik menu ini, kita akan temui dialog bertajuk Exit (Keluar) seperti berikut :

Gambar 448

Jangan tekan Yes atau No, sebaliknya tekan kekunci huruf B pada kibod. Frasa Are you sure akan digantikan dengan satu ruang :

Gambar 449

Pada ruang itu, tuliskan UBS, kemudian tekan kekunci Enter dikibod (atau klik butang Yes). Anda akan menerima dialog bertajuk Boss Menu seperti berikut :

Gambar 450

Dari dialog ini kita dapat tahu bahawa kita boleh membuat perubahan pada perkara-perkara berikut:

18.2.1 Mengosongkan Baki-Baki Awal

Untuk mengosongkan amaun-amaun baki-baki awal, tandakan pada kotak Set Opening Balance to 0, kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa , klik menu Lejar | Enter Opening Balance dimana kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balance (Masukkan Baki Awal).

18.2.2 Membuka Kuncian Baki-Baki Awal

Jika kita telah mengunci baki-baki awal (melalui dialog Enter Opening Balance), kita boleh membuka kuncian dengan menanda pada kotak Unlock Opening Balance (Buka Kuncian Baki Awal) kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa, klik menu Lejar |Enter Opening Balance dimana kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balance. Cuba buat pindaan.

18.2.3 Mengosongkan Angka Bandingan Tahun Lepas

Jika anda telah mengisi angka-angka tahun lepas melalui dialog Enter Last Year Figure (melalui menu Lejar | Enter Last Year Figure), anda boleh mengosongkannya semula dengan menanda pada kotak Set Last Year Figure To 0, kemudian klik butang Apply.

18.2.4 Membuka Kuncian Angka Bandingan Tahun Lepas

Jika anda telah mengunci angka-angka tahun lepas (melalui dialog Enter Last Year Figure) dari menu Lejar | Enter Last Year Figure, anda boleh membuka kuncian itu dengan menanda pada kotak Unlock Last Year Figure, kemudian klik butang Apply.

18.2.5 Membenarkan Pindaan Pada Transaksi

Pada awalnya, kotak Allow Edit Transactions memang sentiasa bertanda. Ini menjadikan kita sentiasa boleh melakukan pindaan pada data transaksi. Untuk menghalang transaksi daripada dipinda, buangkan tanda pada kotak ini, kemudian klik butang Apply. Untuk memeriksa, dapatkan menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga dimana kita akan peroleh dialog bertajuk Transactions File Maintenance. Anda akan dapati butang Edit akan kelam dan tidak boleh digunakan untuk menukar data transaksi.

Gambar 451

Untuk membolehkan semula pindaan pada data transaksi, dapatkan menu Boss, kemudian buatkan tanda pada kotak Allow Edit Transactions, kemudian klik butang Apply . Selepas klik butang Exit dan klik dapatkan menu Transaction File Maintenance, kita akan dapati butang Edit tidak lagi kelam dan boleh digunakan.

18.2.6 Menukar Tempoh Semua Kumpulan Transaksi

Dalam mengisi data transaksi melalui dialog Transactions File Maintenance, kadang-kadang kita tersilap menetapkan tempoh bagi satu-satu Kumpulan Transaksi. Cuba kita imbas kembali apa yang terdapat dalam dialog Transactions File Maintenance :

Gambar 452

Dalam contoh diatas, Kumpulan Transaksi 4 (Batch No. 4) telah silap direkodkan sebagai berada dalam Tempoh (Period) 2 (Februari), sedangkan kita maksudkan ia untuk Tempoh 1 (Januari).

Apabila berlaku kesilapan seperti ini, kita boleh juga membuat pembetulan melalui butang Edit dalam dialog Transactions File Maintenance. Tetapi, pembetulan melalui butang Edit menyebabkan kita melakukan pembetulan satu demi satu transaksi. Jika pembetulan perlu dilakukan sekali gus, maka lebih sesuai pembetulan dibuat melalui butang Change Period of Whole Batch. Bagaimanapaun, biasanya jarang kita melakukan kesilapan bagi keseluruhan satu-satu Kumpulan Transaksi.

(Sila lihat juga bab 18.2.6 Menukar Tempoh Bagi Kumpulan Transaksi).

18.2.7 Menukar Tempoh Dibenarkan Dari 1 Hingga 18

Kadang-kadang berlaku dimana tempoh perakaunan yang hendak dicatitkan bermula dari Tempoh bukan Tempoh 1 kerana Tempoh sebelumnya telah dicatitkan menggunakan sistem lain, jadi untuk membenarkan hanya data transaksi bagi Tempoh tertentu yang bukan tempoh 1, kita gunakan ruang ini.

Apabila kita menutup akaun bagi sesatu bulan, ruang ini juga akan diubah secara automatik. Oleh itu, jika anda telah menutup akaun bagi sesatu bulan, kesannya ialah data-data akan terkunci, tapi kemudian anda mahu bertukar fikiran, pastikan ruang ini juga anda perlu pinda semula.

18.2.8 Kata Laluan

Ini ialah kata laluan (Password) untuk masuk ke menu Boss. Ia tak boleh diubah, iaitu tetap UBS.

18.2.9 Menukar Kuncian Kumpulan Transaksi Dan Nombor in

Sila lihat bab 6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi.

18.2.10 Menukar Kod Akaun

Setelah klik butang Change Acount No (Tukar Kod Akaun), kita akan menerima dialog bertajuk Change Account No seperti berikut :

Gambar 453

Isikan nombor akaun lama dalam ruang Account No. (old) dan isikan nombor akaun yang akan menggantikannya dalam ruang Account No. (New), kemudian klik OK.

Jika nombor akaun yang baru itu telah sedia ada, ia tidak dibenarkan dan satu dialog makluman akan muncul :

Gambar 454

(“already exist” = “sudah ada”).

Setelah anda menetapkan perukaran yang anda telah lakukan, klik butang Apply, kemudian klik Exit.

Untuk memeriksa samada pertukaran telah dibuat, gunakan menu Lejar | Penyelenggaraan A/K Lejar Am atau Lejar | Cetak Carta Akaun.