9.3 Merekod Nilai Stok Awal

9.3 Merekod Nilai Stok Awal

Stok Awal perlu direkodkan bila pertamakali Sistem digunakan. Selepas itu, bila kita merekod Stok Akhir pada tiap-tiap hujung bulan, Sistem akan dengan sendirinya mengenal Stok Awal bagi bulan atau tempoh berikutnya, iaitu Stok Akhir pada satu-satu bulan akan menjadi Stok Awal bagi bulan berikutnya.

Stok Awal perlu direkodkan di 2 tempat :

1. Melalui menu Lejar | Enter Opening Balances. Melalui menu ini kita merekod baki-baki awal termasuk Stok Awal. Sila rujuk bab 9.1 Merekod Baki-Baki Awal.

2. Melalui menu Ledger | Maintain Stock Values. Bila kita klik menu ini, kita akan jumpa dialog bertajuk Maintain Stock Values (Kawalan Nilai Stok) seperti berikut :

Gambar 220

Dibahagian atas dialog ini, baris-baris dibawah label-label Code, Project, BS A/C (Akaun Kunci Kira-Kira), OS A/C (Opening Stock Account) dan CS A/C (Closing Stock Account) adalah untuk diisi dengan jenis-jenis stok, setiap baris untuk setiap jenis.

Pastikan anda mengisi dengan kod yang sama seperti terdapat dalam Carta Akaun. Untuk mengisinya, klik butang Add. Kadang-kadang Sistem secara automatik mengisi kod-kod kedalam baris-baris itu berdasarkan kod-kod yang anda telah bina dalam Carta Akaun.

Kita mungkin mempunyai lebih dari satu jenis stok awal.

Dalam contoh diatas (hanya jenis 3 dan 4 yang kelihatan), terdapat 4 jenis stok awal, iaitu Finished Goods (kod 3030/100 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 6000/000 bagi Penyata Untungrugi, Raw Materials (kod 3030/200 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/105 bagi Penyata Untungrugi, Packing Materials (kod 3030/300 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/705 bagi Penyata Untungrugi dan Work In Progress (kod 3030/400 bagi Kunci Kira-Kira dan kod 7000/905 bagi Penyata Untungrugi.

Ditengah dialog ialah ruang Opening Stock (Stok Awal). Setelah kita klik pada mana-mana baris disebelah atas, klik pada ruang ini untuk mengisi nilai stok awal bagi jenis stok berkenaan.

(Perlu difahami bahawa nilai-nilai ini bagi BS A/C dan CS A/C adalah nilai-nilai yang sama, kerana Stok Akhir dalam Untungrugi adalah Aset Semasa dalam Kunci Kira-Kira).

Data akan direkodkan dengan segera bila kita klik pada ruang lain. Untuk memadam gunakan butang Delete (Padam).

Komen:

Seharusnya Sistem menyediakan butang Save untuk merekod supaya konsisten dengan lain-lain dialog dimana ada operasi merekod hendak dilakukan.

Perlu diingat semula bahawa semasa kita merekod baki awal buat pertamakali melalui menu Lejar | Enter Opening Balances, data baki awal dalam dialog Maintain Stock Values tidak dikemaskini secara automatik. Ini bermakna kita harus mengisi angka-angka baki awal melalui 2 menu yang berasingan, iaitu menu Lejar | Enter Opening Balances dan menu Lejar | Maintain Stock Values.