17. Masalah Dan Penyelesaian

17. Masalah Dan Penyelesaian

Bab ini cuba mengenalpasti beberapa masalah penting yang biasa dialami oleh pengguna Sistem samada dalam hal ehwal perakaunan itu sendiri atau dalam hal-hal berkaitan Sistem. Berikut ialah masalah-masalah tersebut dan cara mengendalinya :

17.1 Akaun Tak Seimbang

Akaun tak seimbang bererti jumlah debit tidak sama dengan jumlah kredit. Biasanya ia berlaku pada keadaan-keadaan berikut :

1. Semasa mengisi Baki Awal (melalui menu Lejar | Enter Opening Balances) secara manual (bila pertamakali menggunakan Sistem), ada akaun yang tertinggal atau tersilap menaip angka. Sila lihat bab 9.1 Merekod Baki-Baki Awal.

2. Semasa mengisi transaksi (melalui menu Urusniaga | Pengendalian Urusniaga), hanya butiran debit sahaja atau kredit sahaja yang direkodkan, atau terdapat kesilapan menaip angka. Sila lihat bab 9 Mengendali Data Transaksi.

3. Semasa mengisi akaun Keuntungan Terkumpul (Retained Earnings) pada Charta Akaun, ruang SA (Special Akaun) tidak ditanda dengan perkataan PA. Sila lihat bab 5.4 Membina Carta Akaun.

Semasa anda merekod baki awal dan data transaksi, Sistem akan memberitahu melalui satu dialog bahawa akaun anda tidak seimbang jika berlaku keadaan sedemikian. Oleh itu, betulkan dengan segera bila Sistem memberi makluman, jangan tunggu hingga anda memasukkan data-data seterusnya. Jika anda bertangguh, ini akan menyukarkan anda mencari transaksi manakah yang tidak seimbang, walaupun puncanya memang boleh dicari.

Jika berlaku juga keadaan dimana anda tidak dapat mengesan segera dimana punca ketidakseimbangan, anda boleh menyusur semula dengan memeriksa Batch Summary (Ringkasan Kumpulan Transaksi).

Untuk memeriksa Batch Summary (ringkasan Kumpulan Transaksi, klik menu Urusniaga | Print Batch Summary. Kita akan menerima dialog bertajuk Print Batch Summary :

Gambar 427

Biarkan nilai Batch No. From tertulis dengan angka 1 dan Batch No. To tertulis dengan angka 9999. Kemudian klik butang OK. Tetingkap Batch Summary (Ringkasa Kumpulan Transaksi) akan dipamirkan. Contohnya :

Gambar 428

Perhatikan ruang BAL (BALANCE) (Imbang). Disitu dinyatakan NO (Tidak) jika tidak seimbang atau YES (Ya) jika seimbang. Ruang-ruang DEBIT, CREDIT, TOTAL DEBIT dan TOTAL CREDIT juga berguna untuk meneliti amaun jumlah bagi tiap-tiap Kumpulan Transaksi.

Jika Baki Awal tidak seimbang, periksa dengan menggunakan menu Lejar | Enter Opening Balances. Bila kita klik menu ini, kita akan menerima dialog bertajuk Enter Opening Balances :

Gambar 429

Lihat pada jumlah kredit dan debit. (Dalam contoh diatas jumlah kredit melebihi jumlah debit sebanyak $350.00). Untuk membuat pembetulan, cari angka yang tidak betul. Setelah jumpa, buat pindaan pada angka berkenaan dan tekan kekunci Enter dikibod (Jika anda tidak dapat membuat pindaan, mungkin Baki Awal telah dikunci – sila lihat bab Mengunci Baki Awal dan Membuka Kunci Baki Awal).

Jika punca tidak seimbang ialah satu Kumpulan Transaksi tertentu, klik menu Transactions | Print Batch of Transactions. Anda akan diberi dialog bertajuk Print Batch of Transactions. Dalam dialog itu pilih Kumpulan Transaksi yang hendak kita periksa :

Gambar 430

Klik butang OK. Kita akan diberi tetingkap mengandungi data transaksi bagi Kumpulan Transaksi itu :

Gambar 431

Disitu ada dipamirkan TOTAL DEBIT (Jumlah Debit) dan TOTAL CREDIT (Jumlah Kredit). Periksa jumlah-jumlah itu samada ia seimbang. Cari baris-baris data yang tidak seimbang. Setelah jumpa, dwi-klik pada baris berkenaan. Tetingkap bertajuk Transactions File Maintenance akan timbul :

Gambar 432

Klik butang Edit. Ini membolehkan kita membuat pindaan. Selepas itu buat pindaan yang diperlukan. Kemudian klik butang Save. Klik Exit. (Jika butang Edit tidak dapat bertindakbalas, anda mungkin telah mengunci Kumpulan Transaksi berkenaan. Sila lihat bab 6.6 Membuka Kuncian Kumpulan Transaksi).

Menggunakan Quick Entry (Cara Cepat) boleh mengurangkan kekerapan berlakunya akaun tidak seimbang.

Kita boleh juga gunakan menu Transactions | Scan Batches. Bila kita klik menu ini, satu dialog Scan Batches akan muncul. Klik OK. Satu tetingkap mengandungi butiran kumpulan transaksi akan dipamirkan. Salah satu butiran ialah samada sesatu kumpulan itu seimbang atau tidak :

Gambar 433

Contoh hasil :

Gambar 434

Dwi-klik tidak akan memberi butiran terperinci satu satu kumpulan, oleh itu anda perlu mencari kumpulan melalui menu Urusniaga | Print Batch Of Transactions.

17.2 Mengendali Data Lebih Dari Satu Tahun Perakaunan Serentak

Kadang-kadang berlaku keadaan dimana data-data transaksi bagi satu Tahun Perakaunan tidak dapat dimasukkan dalam Tahun Perakaunan yang sama, iaitu berlaku penangguhan atau kelambatan dalam merekod data. Bila ini berlanjutan hingga lebih dari satu tahun, maka akaun bagi tahun-tahun itu tidak dapat disiapkan atau ditutup.

Sistem hanya membenarkan kita merekod data bagi tempoh 18 bulan. Ini bermakna kita hanya boleh merekod data bagi satu tahun perakaunan dalam satu masa dalam Sistem. Data bagi tahun perakaunan yang lebih awal hendaklah direkodkan lebih dahulu dari data bagi tahun perakaunan yang kemudian daripadanya. Setelah kita menutup akaun tahun perakaunan yang awal, barulah kita boleh merekod data bagi tahun perakaunan yang berikutnya.

Kadang-kadang keadaan tidak membenarkan kita menunggu satu-satu akaun ditutup sebelum merekod data bagi tahun perakaunan yang lain. Jika terpaksa, kita boleh merekod data bagi lebih dari satu tahun perakaunan serentak. Caranya ialah dengan membuka direktori yang berasingan bagi data tiap-tiap tahun perakaunan (melalui dialog Select Company). Untuk merekod data bagi tahun perakaunan tertentu, kita pilih direktori yang berkenaan dan rekodkan data disitu.

Selepas habis merekod data bagi satu-satu tahun perakaunan, kita tutup akaun bagi tahun berkenaan, tentunya secara berasingan juga.

Cara ini menyebabkan kita mengisi baki-baki awal bagi tahun perakaunan berikutnya secara manual, dan kita juga terpaksa membina Carta Akaun lebih dari sekali. Senarai Pemiutang Perniagaan, Penghutang Perniagaan, Taburan Hutang, Senarai Harta Tetap, angka bandingan dan lain-lain lagi terpaksa diisi sekali bagi setiap tahun perakaunan.

Kadang-kadang cara ini terpaksa dilakukan jika kita mahu melihat prestasi perniagaan (melalui penyata Untung dan Rugi) dengan lebih cepat bagi satu-satu tahun perakaunan dimana kita tidak perlu menunggu penutupan akaun terdahulu.

17.3 Pertamakali Menggunakan Sistem Bagi Pertengahan Tahun Perakaunan

Keadaan yang biasa dialami ialah akaun tertangguh pertengahan Tahun dimana sebelumnya program lain digunakan untuk mengendali akaun. Keadaan ini tidaklah begitu membebankan jika akaun terdahulu tidak tertangguh.

Perkara utama yang perlu dilakukan dalam hal seperti ini ialah berkaitan dengan ruang Starting Period dalam dialog Sistem | Run Setup | General Setup. Pastikan ruang Starting Period (Tempoh Permulaan) diisi dengan bulan perakaunan (bukan bulan kalendar) dimana data pertamakali direkodkan menggunakan Sistem. Contohnya, jika tempoh perakaunan ialah dari 1-4-2003 hingga 31-3-2004 dan data yang hendak direkodkan pertamakali menggunakan Sistem ialah data bagi bulan Jun , maka ruang itu hendaklah diisi dengan angka 3 (Bulan Jun adalah bulan ke 3 dalam Tempoh Perakaunan).

Gambar 435

Ruang Closing Period (Tempoh Penutup) hendaklah sentiasa diisi dengan angka 12, iaitu menandakan tempoh perakaunan adalah selama 12 bulan. Ruang Last Accounting Year Closing Date (Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu) hendaklah diisi seperti biasa, iaitu dengan tarikh tutup tempoh perakaunan terdahulu. Ruang This Accounting Year (Tahun Perakaunan Semasa) akan diisi oleh Sistem dengan sendirinya.

17.4 Menjejak Tindakan Anda

Anda boleh menjejak bagaimana anda merekod data melalui menu Periodic | View Audit Trail.

Gambar 436

Jika anda memilih Transactions In Accounts, senarai transaksi menurut urutan yang mana direkodkan dahulu akan dipamirkan seperti contoh berikut :

Gambar 437

Jika memilih Transactions Modified, senarai transaksi yang anda pinda akan dipamirkan dan dipamirkan mengikut urutan yang mana dipinda dahulu, seperti contoh berikut :

Gambar 438

17.5 Membuka Data Lama

Jika kita menggunakan Sistem versi yang lebih baru, Sistem versi baru tidak akan mengesan data yang dibina menggunakan Sistem versi lama. Kita harus melakukan tindakan untuk mengenalkan Sistem versi baru kepada data yang dibina menggunakan versi lama. langkahnya ialah seperti berikut :

1. Dapatkan dialog Select Company.

Gambar 439

2. Klik butang Add.

Gambar 440

Isikan ruang Company Name (tidak semestinya sama ejaan dengan data lama). Isikan ruang Directory dengan direktori dimana data lama itu berada.(Atau klik butang dikanan ruang itu). Klik Save. Butiran akan masuk ke ruang senarai disebelah atas). Klik Exit untuk menghilangkan ruang-ruang Company Name dan Directory. Klik pada baris yang mengandungi butiran data lama itu. Klik butang Select. Anda akan menerima dialog bertajuk Upgrade Data Files (Kemaskini Fail Data) seperti berikut :

Gambar 441

Selepas klik OK :

Gambar 442

Selepas klik Yes :

Gambar 443

(Upgrade Completed = Kemaskini siap).

Selepas klik OK :

Gambar 444

Isikan ruang Password, kemudian klik OK :

Dialog diatas akan hilang dan anda bersedia untuk melakukan operasi keatas data yang di naiktaraf itu.

Komen :

Sistem tidak memberi apa-apa maklumat diskrin yang memberitahu anda tentang data bagi syarikat mana atau tempoh mana yang sedang dibuka sekarang. Anda harus ingat sendiri semasa anda memilih melalui dialog Select Company.