5.2 Mengisi Tempoh Perakaunan

5.2 Mengisi Tempoh Perakaunan

Sistem perlu diberitahu mengenai tempoh perakaunan bagi data yang hendak kita rekodkan. Ini hendaklah dilakukan sebelum kita mengisi data transaksi.

Jika kita mengisi data yang bertarikh diluar tempoh Perakaunan, kita mungkin menerima dialog bertajuk Message (Makluman) seperti ini :

Gambar 26

(Date may be incorrect = Tarikh mungkin salah).

Untuk mengisi Tempoh Perakaunan, klik menu Sistem | Run Setup | General Setting. Kita akan terima dialog bertajuk General Setup seperti ini :

Gambar 27

Isikan ruang Last Accounting Year Closing Date(Tarikh Tutup Tahun Perakaunan yang Terdahulu). Jika perniagaan ialah perniagaan baru, isikan tarikh sehari sebelum perniagaan didaftarkan (Jika perniagaan tidak berdaftar, tuliskan tarikh sehari sebelum perniagaan dimulakan).

Setelah anda menulis tarikh diatas, secara automatik Sistem akan mengisi ruang This Accounting Year ( Tempoh Perakaunan Semasa).

Dalam contoh diatas, Tarikh tutup tahun perakaunan yang terdahulu ditulis sebagai 31/12/, maka Sistem dengan sendirinya mengisi Tempoh Perakaunan Semasa sebagai 01/01/2004 hingga 31/12/2004 – satu tempoh selama 12 bulan. Sistem menganggap semua tahun perakaunan ialah selama 12 bulan.

Nota :

Dari pengalaman penulis, ramai pelajar kurang mengambil perhatian tentang Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu (Closing Date For The Last Accounting Year). Kerana kurang tumpuan, mereka mengisi tarikh tutup bagi tahun perakaunan semasa, bukan tarikh tutup tahun perakaunan terdahulu. Akibatnya ini akan menjejaskan kesahihan angka-angka dalam laporan-laporan yang dihasilkan.

Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu hanya perlu diisi sekali sahaja. Selepas itu, setiap tahun Sistem akan mengemaskini dengan sendirinya bila akaun ditutup.

Biasanya kita mengisi data perakaunan mengikut urutan tahun. Contohnya kita mengisi data perakaunan bagi tahun 2002 diikuti dengan data tahun , bukan mengisi dulu data tahun kemudian mengundur kebelakang dengan mengisi data bagi tahun 2002. Oleh itu, Tarikh Tutup Tahun Perakaunan Terdahulu sebaiknya diisi dengan tarikh yang sesuai dengan tahun perakaunan pertama kita menggunakan Sistem ini. Contohnya, jika kita ketinggalan mengisi data perakaunan selama 3 tahun iaitu bagi tempoh 01/01/2001 hingga dan kita mahu menggunakan Sistem ini mulai tahun perakaunan 2001, maka kita hendaklah mengisi tarikh tutup tahun perakaunan Terdahulu sebagai 31/12/2000 bukannya 31/12/2001.

Nota :

Sistem tidak membenarkan kita mengisi data bagi satu-satu tahun perakaunan jika data bagi tahun sebelumnya belum diisi dan dilengkapkan dan ditutup. Ini menyebabkan Sistem tidak dapat digunakan untuk membuat anggaran Untung atau Rugi operasi tahun semasa jika berlaku kelewatan menyediakan akaun bagi tahun-tahun terdahulu.

Untuk mengatasi perkara ini, sila lihat bab 17.2 Mengendali Lebih Dari Satu Tahun Perakaunan Serentak.