4. Mengakses Akaun Satu Perniagaan

4. Mengakses Akaun Satu Perniagaan

Bila kita memulakan Sistem Perakaunan UBS, kita akan terjumpa dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan), contohnya seperti dibawah :

Gambar 14

Dialog ini mengandungi senarai nama Perniagaan yang telah anda bina. Mungkin hanya terdapat satu senarai atau lebih dari satu. Dalam contoh diatas, terdapat 3 Perniagaan.

Klik pada mana-mana satu nama Perniagaan yang anda hendak mengerjakannya, kemudian klik butang Select (Pilih). Anda akan menemui salah satu dari dua (2) keadaan :

1. Anda mungkin menerima dialog bertajuk Generate Data Files (Bina Fail-Fail Data) seperti ini :

Gambar 15

Ini bermakna fail data belum dibina, biasanya kerana direktorinya baru saja dibina. Klik OK untuk Sistem membina fail-fail bagi data Perniagaan berkenaan. Kemudian, anda akan terima dialog ini :

Gambar 16

klik Yes. Dialog berikut pula dipaparkan :

Gambar 17

"Generate Completed = Pembinaan siap". Ini bermakna fail data telah dibina oleh Sistem.

Klik butang OK. Anda akan temui dialog yang mengandungi logo UBS Computerised Accounting :

Gambar 18

Isikan ruang Password (Kata Laluan). Kata laluannya ialah perkataan UBS. Kemudian klik OK. Anda akan masuk ke tetingkap yang mengandungi menu-menu dimana anda boleh gunakan untuk memanipulasi data bagi perniagaan yang berkenaan.

Gambar 19

2. Anda mungkin tidak nampak dialog Generate Data Files tapi nampak terus logo berikut :

Gambar 20

Ini bermakna, fail-fail data telah anda bina.

Setelah anda isikan ruang Password (iaitu UBS), klik butang OK. Ini diikuti dengan paparan tetingkap berikut :

Gambar 21

Ini bermakna anda sudah boleh mengakses data bagi Perniagaan tadi.

Nota :

Jika anda mengendali lebih dari satu data perniagaan, pada tetingkap ini tidak terdapat maklumat anda telah masuk ke data Perniagaan yang mana, oleh itu anda harus ingat sendiri semasa anda membuat pilihan di dialog Select Company.

4.1 Mengendali Nombor Pengenalan (Pin)

PIN = Personal Identification Number (Nombor Pengenalan Perseorangan).

Apabila kita telah memilih satu data Perniagaan yang mahu kita kerjakan melalui dialog Select Company, kita akan menerima dialog yang meminta kita mengisi nombor Pengenalan (Pin) sebelum kita dapat mengakses data Perniagaan berkenaan :

Gambar 22

Nombor Pengenalan yang diberi secara automatik ialah 0. Nombor ini membolehkan semua orang boleh mengakses semua bahagian dalam Sistem. Nombor-nombor lain membenarkan akses ke bahagian-bahagian tertentu sahaja :

Nombor 1 A.R Clerk – (Kerani Akaun Penghutang) membenarkan akses hanya ke menu Debtors (Penghutang Perniagaan) dan menu Transactions (Transaksi) yang melibatkan Penghutang Perniagaan.

Nombor 2 A.P Clerk - (Kerani Akaun Pemiutang) membenarkan akses hanya ke menu Pemiutang (Pemiutang Perniagaan) dan menu Transactions (Transaksi) yang melibatkan Pemiutang Perniagaan.

Nombor 3 G.L Clerk – (Kerani Lejar Am) membenarkan akses hanya transaksi yang melibatkan Lejar am sahaja.

Nombor 4 A/C Clerk – (Kerani Akaun) membenarkan akses kepada semua transaksi dan melihat laporan setakat ke Trial Balance (Timbangduga). Ia tidak boleh mengakses Profit & Loss (Penyata Untungrugi) dan Kunci Kira-Kira (Kunci Kira-Kira).

Nota :

Sistem yang dipasang disatu komputer boleh diakses melalui beberapa komputer lain, dimana komputer-komputer yang berlainan itu dikendali setiap satunya oleh kakitangan yang mempunyai tugas khusus seperti Kerani Penghutang, Kerani Pemiutang, Kerani Lejar Am atau Kerani Akaun.

Penetapan Nombor Pengenalan ini digunakan bersama-sama dengan penetapan Password (Kata Laluan). Setiap kakitangan yang berbeza akan diberi kata laluan yang berlainan. Ini menyebabkan hanya kakitangan yang tertentu sahaja boleh mengakses bahagian tertentu Sistem.

4.2 Mengendali Kata Laluan (Password)

Kita akan diminta mengisi Password (Kata Laluan) dalam dialog berikut :

Gambar 23

Dialog ini ditemui selepas kita memilih nama Perniagaan dalam dialog bertajuk Select Company (Pilih Perniagaan).

Kata Laluan asal ialah UBS (huruf besar) atau ubs (huruf kecil).

Jika anda mengisi kata laluan yang salah anda akan menerima dialog seperti berikut :

Gambar 24

"Incorrect Password. Try Again = Salah Kata Laluan. Cuba Lagi."

Klik OK untuk mencuba lagi.

Untuk menukar Kata Laluan, gunakan menu Sistem | Change Password. Sila lihat bab 18.1 Menukar Kata Laluan.

4.3 Keluar Dari Data Perniagaan

Untuk keluar dari pengaksesan data satu-satu Perniagaan, gunakan menu Sistem | Exit. Anda akan ditanya Are You Sure (Adakah anda pasti) ?. Selepas anda klik Yes, anda akan jumpa semula dialog Select Company. Disini, anda boleh memilih lain-lain data perniagaan untuk anda kerjakan. Jika anda klik pada butang Exit pada dialog ini, anda akan keluar terus dari Sistem.