3. Mengendali Dialog 'Select Company'

3. Mengendali Dialog 'Select Company'

Apabila kita memulakan Sistem (contohnya melalui menu Start | Program | UBS Software | UBS Accounting System), kita akan menemui dialog Select Company (Pilih Perniagaan). (Sila rujuk bab 2 Memula Dan Menutup Sistem untuk mengingat semula).

Untuk mengimbas kembali ingatan kita, berikut ialah contoh dialog Select Company :

Gambar 8

Melalui dialog ini, kita boleh melakukan perkara-perkara berikut :

3.1 Membuang Had Bilangan Rekod

Jika anda menggunakan Sistem versi percuma, anda hanya boleh merekod data sebanyak 1000 transaksi sahaja. Untuk membuang had ini, anda mesti membeli Sistem yang asli, dimana penjual Sistem akan membekalkan anda dengan satu alat (doket) yang dipasang pada komputer anda.

Selepas alat itu dipasang, klik pada butang Setting (Penetapan) dalam dialog Select Company diatas. Anda akan menerima dialog bertajuk Smart Locking Setting (Penetapan Kuncian Pintar) seperti berikut :

Gambar 9

Melalui doket tersebut dan melalui dialog ini, anda boleh menggunakan Sistem dengan sepenuhnya tanpa ada had 1000 transaksi.

Selepas anda membuang had-had berkenaan, anda boleh menanda pada kotak Disable this setting (Matikan Penetapan Ini) untuk membolehkan anda mengeluarkan doket dari komputer anda (jika anda mahu), dan anda masih boleh menggunakan Sistem dengan sepenuhnya tanpa had.

3.2 Menambah Akaun Perniagaan

Kita boleh memasukkan (menambah) nama Perniagaan lain kedalam senarai. Klik butang Add (Tambah). Dua ruang akan muncul diatas baris butang Add iaitu ruang Company Name (Nama Perniagaan) dan Directory (Direktori) :

Gambar 10

Isikan nama perniagaan dalam kotak dibawah label Company Name (Nama Perniagaan).

Dalam kotak dibawah label Directory (Direktori), tuliskan kedudukan direktori dimana data akaun perniagaan ini mahu kita simpan.

Anda tidak perlu menyediakan dahulu direktori (melalui My Computer) kerana Sistem akan membina direktori yang anda tuliskan dalam ruang Directory itu.

Bagaimanapun, jika anda sudah menyediakan direktori (melalui My Computer), anda boleh klik pada kepala anak panah dikanan kotak. Satu dialog bertajuk Select Directory (Pilih Direktori) akan muncul :

Gambar 11

Cari kedudukan direktori dan klik padanya (Anda diharap telah mahir menggunakan Sistem Operasi Windows untuk membiasakan diri dengan dialog seperti ini). Kemudian klik butang Select (Pilih)<. Dialog ini akan hilang dan alamat direktori itu akan masuk kedalam ruang Directory dalam dialog Select Company.

Selepas kedua-dua ruang diisi, klik pada butang Save (Simpan). Nama Perniagaan dan direktori akan dimasukkan dalam senarai dalam kotak disebelah atas.

Selepas itu klik butang Cancel (Batal) untuk mengaktifkan butang Select (Perhatikan, selepas kita klik butang Add, butang Select menjadi kelam dan tidak aktif).

Berikut ialah contoh dimana 3 nama perniagaan telah dibina dengan direktori bagi data masing-masing :

Gambar 12

Nota :

* Jika anda mengendali lebih dari satu akaun perniagaan, sebaiknya data bagi setiap perniagaan disimpan dalam direktori yang berasingan.

* Nama Perniagaan yang ditulis dalam dialog Select Company tidak semestinya sama betul-betul dengan nama Perniagaan sebenar walaupun itu lebih baik. Mencukupi jika nama yang ditulis walaupun ringkas tapi dapat memberi gambaran tentang akaun Perniagaan yang diwakilinya.

* Anda boleh menggunakan dialog Select Company dan butang Add disini untuk membina direktori bagi perniagaan olok-olok untuk tujuan latihan dan percubaan sendiri.

* Kebolehan Sistem untuk menampung lebih dari satu perniagaan sangat berguna kepada staf yang mengendali akaun lebih dari satu perniagaan. Ini biasanya dilakukan oleh syarikat-syarikat akauntan yang mempunyai banyak pelanggan, atau oleh seorang kakitangan yang mengendali akaun syarikat induk dan anak-anak syarikatnya.

* Tujuan ruang Directory ialah untuk kita mengenalkan kepada Sistem dimanakah direktori bagi data satu-satu perniagaan itu disimpan. Jika kita telah membina direktori bagi satu perniagaan dan kita telah mengisi data dalam direktori itu, dan kemudian kita menukar apa yang tertulis pada ruang ini, ini akan menyebabkan Sistem tidak mengenal data yang sedia ada. Sistem akan membina direktori baru dengan sendirinya mengikut apa yang tertulis pada ruang itu, dan tiada data dalam direktori tersebut. Oleh itu, berhati-hati jangan sampai menukar apa yang tertulis pada ruang Directory, kecuali anda memang telah memindahkan data kedalam direktori lain (mungkin melalui My Computer).

* Perhatikan tanda direktori yang digunakan ialah tanda \ (palang kebelakang) bukan / (palang kedepan).

Membuang Akaun Perniagaan

Untuk membuang satu-satu nama akaun Perniagaan dari senarai dalam dialog Select Company, dapatkan dialog Select Company. Klik pada nama akaun yang hendak anda buang. Kemudian klik butang Delete (Padam). Satu dialog meminta pengesahan akan muncul. Klik butang Yes pada dialog itu. Sistem akan membuang nama Perniagaan dari senarai.

Nota :

Membuang nama perniagaan dari senarai dalam dialog Select Company tidak akan membuang data sebenar dan fail-fail akaun Perniagaan dari direktori di cakera keras. Direktori dan fail-fail masih tetap ada. Anda boleh memasukkan semula nama dan direktori kedalam senarai di dialog Select Company melalui butang Add. Untuk sebenarnya membuang direktori dan data yang dikeluarkan dari senarai di dialog Select Company, gunakan My Computer.

3.4 Menukar Nama Akaun Perniagaan

Untuk menukar salah satu nama Perniagaan yang tersenarai dalam dialog Select Company, klik pada nama Perniagaan yang hendak kita tukar, kemudian klik butang Edit (Pinda). Dua (2) ruang baru akan muncul diatas butang Edit iaitu ruang Company Name dan Directory:

Gambar 13

Tuliskan nama baru yang akan menggantikan nama Perniagaan itu dalam ruang yang baru muncul dibawah label Company Name (Nama Perniagaan). Selepas itu klik butang Save (Simpan). Kita akan dapati nama baru tadi telah menggantikan nama lama dalam ruang sebelah atas. Klik butang Cancel (Batal) untuk menghilangkan dua ruang baru tadi.