5.3 Mengisi Tarikh Permulaan dan Tarikh Penutup

5.3 Mengisi Tarikh Permulaan dan Tarikh Penutup

Dalam Sistem Perakaunan UBS, kita mesti mengisi maklumat tentang Starting Period ( Tempoh Permulaan) dan Closing Period (Tempoh Penutup). Untuk mengisi maklumat ini, kita klik pada menu Sistem | Run Setup | General Setting. Kita akan jumpa dialog bertajuk General Setup (Penetapan Am) seperti berikut :

Gambar 28

Secara automatik Sistem akan mengisi angka 1 bagi Starting Period (Tempoh Permulaan) dan angka 12 bagi Closing Period (Tempoh Penutup).

Tempoh Permulaan bermakna data dalam bulan keberapa dalam Tahun Perakaunan yang anda hendak mula rekodkan kedalam Sistem. Tempoh Penutup bermakna hingga bulan keberapa dalam Tahun perakaunan yang anda akan memasukkan data kedalam Sistem (biasanya 12).

Hal ini berkait rapat dengan Tahun Perakaunan yang pertamakali kita menggunakan Sistem. Contohnya, jika tahun perakaunan pertama dimana kita akan menggunakan Sistem ialah dari 01/01/2002 hingga 31/12/2002 (12 bulan) dan kita hendak mula merekod data bagi data bulan Januari 2002 maka Tempoh Permulaan ialah 1 dan Tempoh Akhir ialah 12. Begitu juga, jika Tempoh Perakaunan kita ialah dari 01/04/2002 hingga 31/03/(12 bulan) dan kita hendak merekod data-data mulai April 2002 maka Tempoh Perakaunan ialah 1 dan Tempoh Akhir ialah 12.

Bagaimanapun, jika Tempoh Perakaunan ialah dari 01/01/2002 hingga 31/12/2002 (12 bulan) tetapi kita hanya mahu menggunakan Sistem Perakaunan UBS mulai 01/04/2002 (kerana bagi tempoh 3 bulan pertama (dari 01/01/2002 hingga 31/03/2002) kita telah menggunakan sistem lain), maka kita hendaklah mencatitkan angka 4 bagi ruangan Tempoh Permulaan dan 12 bagi Tempoh Akhir.

Begitu juga, sebagai contoh lain, jika Tempoh Perakaunan ialah dari 01/06/2002 hingga 31/05/ (12 bulan) tetapi kita hanya mahu mula merekodkan data bagi bulan Januari menggunakan Sistem Perakaunan UBS (kerana bagi tempoh 7 bulan pertama (dari 01/06/2002 hingga 31/12/2002) kita telah menggunakan sistem lain), maka kita hendaklah mencatitkan angka 8 bagi ruangan Tempoh Permulaan dan 12 bagi Tempoh Akhir.

Ringkasnya, Tempoh Permulaan bermakna data bulan keberapa dalam Tahun Perakaunan kita akan mula merekodkan menggunakan Sistem Perakaunan UBS.

Biasanya, bagi Tempoh Penutup, angkanya ialah 12 sebab Tempoh Perakaunan dinegara kita biasanya 12 bulan. Jadi, Tempoh Penutup bermakna bulan terakhir dalam Tempoh Perakaunan. Jika Tempoh Perakaunan ialah selama 16 bulan (dalam kes-kes tertentu seperti berlaku perubahan Tempoh Perakaunan), maka Tempoh Penutup ialah 16.

Perlu diingatkan lagi Tempoh Permulaan dan Tempoh Tutup merujuk kepada bulan keberapa dalam tahun perakaunan, bukan merujuk kepada bulan dalam tahun kalendar.

Kita hanya perlu mengisi Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup sekali sahaja. Selepas itu Sistem akan secara automatik mengenalpasti Tempoh Permulaan dan Tempoh Penutup bagi tahun-tahun perakaunan berikutnya.